Grundlagen im Projektmanagement: Projektauftrag und Briefing

Grundlagen im Projektmanagement: Projektauftrag und Briefing. Was sind Zweck, Mittel und Umfang einer Aufgabe? Briefing, Auftragsklärung, Projektdefinition und Projektauftrag zählen zu den wichtigsten Kommunikations- und Führungsaufgaben im Projektmanagement. Am Beginn der Arbeit an einem Projekt steht das Briefing, also das schriftliche Festhalten der Aufgabenstellung. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Aufgabe verstehen und alle relevanten Informationen erhalten, um ihre Aufgabe zu erfüllen.

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Projekte mit den richtigen Techniken steuern

Seminarinhalte

Drei grundlegende Prinzipien – Grundlagen im Projektmanagement: Projektauftrag und Briefing

Zieldefinition

Bevor du jemanden briefst, musst du die Ziele klar und deutlich definieren. Mit der OKR-Technik klappt das am Besten. Erst dann kannst du die Ergebnisse beurteilen. Fakten zählen, nicht Meinungen oder Vermutungen.

Gleicher Informationsstand

Ziel ist immer der gleiche Wissensstand bei allen Beteiligten. In Besprechungen sollten immer alle für die Aufgaben wichtigen Personen dabei sein. Aber auch nicht mehr.

Partnerschaftliches Verhältnis

Die Scrum Rollen sind Product Owner, Developer und Scrum Master. Alle Beteiligten sollten sich respektieren und auch die Argumente der anderen Seite gelten lassen.

Zeigen das Was und nicht das Wie auf: Scrum Teams sind agil und kreativ – sie wissen schon, worauf es ankommt.

Am Ball bleiben – Grundlagen im Projektmanagement

Nimm die für die Vorbereitung ausreichend Zeit. Diese ist die Grundlage für das ganze Projekt. Plane rechtzeitig Zeit für ein Re-Briefing ein, in dem du den ersten Stand überarbeitest und aktualisierst. Lege immer ein Datum für eine Folgebesprechung fest. Der Daily Scrum erleichtert die laufende Kommunikation und schafft Transparenz.

Lasse keine Gelegenheit aus, um sicherzugehen, dass das Briefing verstanden wurde. Schaffe hierzu in deinem Scrum Team eine Kultur des Nachfragens und Nachhakens. Baue beim Briefing ein Alarmsystem ein, um schnell zu erkennen, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft.

Stil des Briefings – Projektauftrag und Briefing

Formell: Wenn die Aufgabe wichtig ist und ein ganzes Team betrifft, solltest du immer auf ein formelles Briefing mit einem schriftlichen Protokoll setzen.
Informell: Wenn du dein Scrum Team gut kennst, reicht oft eine mündliche Anweisung. Formelles Nachfassen kann jedoch erforderlich sein.
Vertrauensvoll: Wenn du einem Mitarbeiter die Aufgabe zutraust, dann kannst du ihm Verantwortung übertragen.
Locker: Bei einem erfahrenen Mitarbeiter kannst du die Aufgaben ohne detaillierte Anleitung oder Kontrolle delegieren. Das Briefing läuft hier über den „kleinen Dienstweg“.

Dranbleiben: Arbeitsgespräche

Beim Erreichen wichtiger Meilensteine sowie während kritischer Phasen, vor allem in der kreativen Phase, solltest du regelmäßig Arbeitsgespräche (Follow-up oder Nachfragen) führen. So vermeidest du Missverständnisse und Fehlinterpretationen.
Alle Arbeitsgespräche solltest du protokolliert, damit nichts übersehen werden kann. Nützen zum Beispiel Jira für einen digitalen Workflow im Projektmanagement.
Das Protokoll hält das Ergebnis der Briefing-Besprechung fest und macht Angaben über Fortführung und Terminierung der einzelnen Projekte für alle Seiten verbindlich.
Mit Hilfe digitaler Tools erhalten alle Beteiligten die Ergebnisse in real time.

Visualisiere alle wesentlichen Punkte auf einem Scrum Board. Mache davon ein Foto oder nütze ein digitales Board und versenden die Scrum Minutes an alle Teilnehmer. Das erleichtert das protokollieren.

Qualitätssicherung – Projektauftrag und Briefing

Re-Briefing (auch Projekt-Review): Ein erneutes Briefing ist immer dann nötig, wenn die ersten Ergebnisse nicht auf den Punkt kommen. Auch stellst du mit dem Re-Briefing sicher, dass alles richtig verstanden wurde.

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Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine einmalige, vorübergehende Aufgabenstellung, das zur Erreichung geplanter Ziele durchgeführt wird. Projekte können in Form von Ergebnissen, Resultaten oder Nutzen definiert werden.

Ein Projekt gilt in der Regel als erfolgreich durchgeführt, wenn die definierten Ziele innerhalb eines vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens erreicht werden. Zeit, Kosten und Qualität sind die Bausteine eines jeden Projekts.

Zeit: Zeitmanagement umfasst Techniken zur Entwicklung und Präsentation von Zeitplänen, aus denen hervorgeht, wann die Arbeit ausgeführt wird.

Kosten: Welche Kosten fallen an und welche Budgets werden zur Durchführung des Projekts benötigt?

Qualität: Wie wird die Zweckmäßigkeit der Ergebnisse sichergestellt?

Was ist ein Projektauftrag?

Die 11 wichtigsten Bestandteile des Projektmanagements sind:

#1 Festlegung der Gründe, warum ein Projekt notwendig ist;

#2 Erfassung der Projektanforderungen, Schätzung der Ressourcen und des Zeitrahmens;

#3 Erstellung eines Business Case zur Rechtfertigung der Investition;

#4 Sicherstellung der Zustimmung des Unternehmens und der Finanzierung;

#5 Entwicklung und Umsetzung eines Managementplans für das Projekt;

#6 Leitung und Motivation des Projektteams;

#7 Management-Techniken zum Umgang mit Risiken, Problemen und Änderungen im Projekt;

#8 Daily Scrum: Überwachung der Fortschritte gegenüber dem Plan;

#9 Verwaltung des Projektbudgets;

#10 Kommunikation mit dem Scrum Team und den Stakeholdern;

#11 Adjourning: kontrollierter Abschluss des Projekts.

Anforderungen an das Projektmanagement, Projektauftrag und Briefing

Projektmanagement ist der Einsatz spezifischer Kenntnisse, Fertigkeiten, Instrumente und Techniken, um einen Added Value für das Unternehmen zu schaffen. Die Entwicklung von Software für einen besseren Geschäftsprozess, der Bau eines Gebäudes, die Ausweitung des Vertriebs auf einen neuen geografischen Markt. Das sind nur einige Beispiele für Projekte.

Alle Projekte sind eine zeitlich begrenzte Anstrengung, um Added Value für das Unternehmen zu schaffen. Alle Projekte haben einen Anfang und ein Ende. Sie haben ein Team, ein Budget, einen Zeitplan und eine Reihe von Erwartungen, die das Team erfüllen muss. Jedes Projekt ist einzigartig und unterscheidet sich vom Routinebetrieb – den laufenden Aktivitäten einer Organisation -, da Projekte einen Abschluss finden, sobald das Ziel erreicht ist.

Die Leitung dieser Projekte liegt in den Händen von erfahrenen Projektmanagern, die dafür sorgen, dass ein Projektteam seine Ziele erreicht. Projektleiter verwenden verschiedene Werkzeuge und Techniken, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen.

Projekte werden benötigt, um Probleme schnell zu lösen, wobei davon ausgegangen wird, dass über einen gewissen Zeitraum hinweg Verbesserungen vorgenommen werden. Andere Projekte haben eine längere Laufzeit, da größere Veränderungen im Unternehmen bewirkt werden sollen.

Wieder andere Projekte sind eine Mischung aus diesen beiden Projektarten. Projektleiter nutzen ihre Fähigkeiten und Kenntnissen, um andere zu motivieren, die Ziele eines Projekts zu erreichen. Projektleiter sind entscheidend für den Erfolg von Projekten und das Erreichen von Zielen.

Projekte mit SQERT präsentieren

SQERT ist eine Präsentationstechnik für Profis im Bereich Projektmanagement. SQERT steht für Scope, Quality, Effort, Risk und Timing. Im Gegensatz zu dem klassischen Dreieck aus Umfang, Zeit und Kosten. Die SQERT-Technik eignet sich gut für die regelmäßige Trendanalyse bei Projekten. Für SQERT wird häufig die einfache geometrische Form eines Fünfecks verwendet. Einzelne Komponenten des Projektmanagements können damit leichter veranschaulicht werden. Mit SQERT kannst du die folgenden Bausteine des Projekts einfach und transparent präsentieren:

Umfang: Auflistung der Ziele, Vorgaben und Aktivitäten zur Durchführung eines Projekts
Qualität: Erfüllung der Anforderungen der Stakeholder
Aufwand: Arbeit der Ressourcen zur Erreichung der Projektziele
Risiko: Ergebnis von Abweichungen, die das Toleranzniveau beeinflussen
Zeit: Erforderliche Dauer für die Lieferung der Endergebnisse.

Was sind die hilfreichsten Projektmanagement Methoden?

Mit dem Seminar Projektmanagement Grundlagen + Online Schulung Projektmanagement Grundlagen erlernst Du als Projektmanager folgendes Fachwissen:

Projekte schnell starten – effektiv umsetzen – sicher abschließen
Projektauftrag und Briefing: Wie fange ich an?
4 innovative Projektmanagement-Methoden: Wähle passende Methode für Dein Projekt
Wie kann ich Deadlines einhalten? Effektives Zeitmanagement im Projekt
Wie soll´s weiter gehen? Krisen und Konflikte in den Griff bekommen
Wie kann ich Informationen vermitteln? Effektive Kommunikation im Projekt-Team und gegenüber Kunden
Prozess im Projekt beschleunigen, Arbeitsabläufe ergebnisorientiert gestalten

Seminar Projektmanagement Grundlagen + Online Schulung Projektmanagement Grundlagen mit der Produkt-Nr. K01 online buchen: bequem und einfach mit dem Seminarformular online.

Zielgruppe zum Seminar Projektmanagement

Projektleiter, Projektmitarbeiter, Technische Mitarbeiter in Projekten, Fach- und Führungskräfte mit Projektverantwortung.
Verantwortliche Projektmanager, die Projekt-Teams, Kollegen und Projekt-Mitarbeiter führen, ohne Projektleiter zu sein.
Scrum Teams mit Product Owner, Scrum Master und Developer

Dein Nutzen mit dem Seminar Projektmanagement Grundlagen + Online Schulung Projektmanagement

Projektmanagement: Welche Methode passt zu Deinem Projekt?
Kommunikation als Erfolgsfaktor für agiles Projektmanagement
Krisen und Deadlines in den Griff bekommen

Dein Vorsprung mit dem Seminar Projektmanagement Grundlagen

Alle Teilnehmer erhalten mit dem Seminar Projektmanagement Grundlagen die S+P Tool Box:

+ S+P Tool „Professionelles Projektmanagement“

+ S+P Leitfaden: Fit für den Projektstart: Planung, Umsetzung und Controlling

+ S+P Checkliste: Ziele mit OKR formulieren

+ S+P Checkliste: Identifiziere Deine Zeitdiebe und Zeitfresser

+ S+P Checkliste: Die ABC-Analyse-Prioritäten richtig setzen

+ S+P Leitfaden: Erfolgreich Verhandeln in schwierigen Situationen als Projektmanger

Programmablauf zum Seminar

Projektmanagement: Welche Methode passt zu Deinem Projekt?

Zur einfachen Umsetzung: Methoden und Instrumente der Projektplanung
4 innovative Methoden für Ihr Projektmanagement: Prince 2, PMBOK / ISO 21500, AgilePM / Scrum und Canvas
Projekte beherrschbar machen – Projekte mit Scrum systematisch in Projektphasen aufteilen
Wirksame Projektorganisation mit ISO 21500 – Risiken minimieren, Maßnahmen absichern und Qualität gewährleisten
Projektsteuerung und Projektcontrolling in der Praxis
Der erfolgreiche Abschluss – Was ist zur Projektabnahme zu beachten?

Die Teilnehmer erhalten mit dem Seminar die S+P Tool Box für Projektmanager:

+ S+P Tool: „Professionelles Projektmanagement“

+ S+P Leitfaden: Fit für den Projektstart: Planung, Umsetzung und Controlling

+ S+P Checkliste: Die häufigsten Fehler im Projektmanagement

Kommunikation als Erfolgsfaktor für agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement: Vom Erfolgsgeheimnis zur Notwendigkeit
Gemeinsam erfolgreich – Kommunikationswege im Projekt-Team mit dem Daily Scrum vereinfachen
Projektauftrag und Briefing: Effektive Einbindung verschiedener Führungsebenen und Fachbereiche
Leistungsmerkmale mit dem Kunden abstimmen und im Team kommunizieren
Der Sprint: Schnelle und gezielte Entscheidungsfindung im Projekt
Effektive Stakeholder-Analyse – Verhandlungen gezielt führen

Die Teilnehmer erhalten mit dem Seminar die S+P Tool Box für Projektmanager:

+ S+P Checkliste: Ziele mit OKR formulieren

+ S+P Leitfaden: Erfolgreich Verhandeln in schwierigen Situationen

Krisen und Deadlines in den Griff bekommen

Projektauftrag und Briefing: Projektabläufe konsequent planen, gliedern und bewältigen
On Time – on Target: Planung von Zeit, Kapazitäten, Ressourcen und Meilensteinen
Wie kann ich Deadlines sicher einhalten?
Unterscheiden können zwischen „Dringend“ und „Wichtig“
Aufgaben und Zeitfenster im Team kommunizieren und delegieren
Es geht nicht mehr weiter – was nun? Projektkrisen erfolgreich überwinden
Richtiger Umgang mit Widerständen und Leistungsproblemen

Die Teilnehmer erhalten mit dem Seminar die S+P Tool Box für Projektmanager:

+ S+P Test: Richtig Delegieren – Rückdelegation vermeiden