Erfolgreiches Onboarding von Mitarbeitern: Pflichten und Fristen

Zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag liegen oft zwei bis drei Monate. In dieser Zeit erhalten Kandidatinnen und Kandidaten häufig noch Gegenangebote. Nach der Haufe Onboarding-Studie 2023 haben 36 Prozent der befragten Unternehmen Kündigungen erhalten, bevor neue Beschäftigte angefangen hatten. Preboarding hält den Kontakt und erledigt zugleich die Formalien.

Bindung

• persönliche Willkommensnachricht der künftigen Führungskraft,
• Ablaufplan für die erste Woche mit Namen der Ansprechpersonen,
• Einladung zu einem Teamtermin oder Kennenlernen vor dem Start,
• ehrliche Information über Aufgaben, Arbeitszeiten, Erwartungen und Rahmenbedingungen – sie beugt der häufigsten Kündigungsursache vor.

Formalien und Pflichten

• Nachweis der Arbeitsbedingungen: Was nicht schon im Arbeitsvertrag steht, muss nach dem Nachweisgesetz zu festen Fristen vorliegen (siehe nächster Abschnitt).
• Datenschutzinformation: Neue Beschäftigte sind nach Art. 13 DSGVO über Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Speicherdauer ihrer Daten zu informieren – sinnvollerweise mit den Vertragsunterlagen.
• Personalfragebogen und Unterlagen: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, gegebenenfalls Aufenthaltstitel. Fragen Sie nur ab, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist; ein Personalfragebogen bedarf nach § 94 BetrVG der Zustimmung des Betriebsrats.
• Betriebsrat: In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern ist der Betriebsrat vor jeder Einstellung zu unterrichten und seine Zustimmung einzuholen (§ 99 Abs. 1 BetrVG).
• Arbeitsplatz und IT: Hardware, Zugänge und Berechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip, bereit zum ersten Tag.

Mehr dazu: Datenschutz: Was gilt für die Personalakte? und Interviews mit Bewerbern

Ein Einarbeitungsplan beschreibt, was neue Beschäftigte bis wann können sollen. Bewährt ist die Gliederung in drei Phasen, etwa nach 30, 60 und 90 Tagen:

Der Plan ist mehr als ein Organisationsmittel. Das Bundesarbeitsgericht hat am 30.10.2025 (2 AZR 160/24) entschieden, dass es für die Länge einer Probezeit in einem befristeten Arbeitsverhältnis keinen Regelwert gibt, insbesondere keine 25 Prozent der Befristungsdauer. Maßgeblich ist eine Einzelfallabwägung nach der Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit. Im entschiedenen Fall war eine viermonatige Probezeit bei einem Jahr Befristung verhältnismäßig, weil der Arbeitgeber einen Einarbeitungsplan mit drei Phasen und 16 Wochen Dauer vorlegen konnte.

Für die Probezeit gilt

• Unbefristete Verträge: Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB).
• Befristete Verträge: Die Probezeit muss im Verhältnis zur Befristung und zur Tätigkeit stehen (§ 15 Abs. 3 TzBfG). Eine Probezeit, die so lang ist wie die gesamte Befristung, ist unverhältnismäßig; dann gilt die gesetzliche Grundkündigungsfrist (BAG 2 AZR 275/23). Ordentlich kündbar ist ein befristeter Vertrag nur, wenn dies vereinbart ist (§ 15 Abs. 4 TzBfG).
• Wartezeit: Unabhängig von der Probezeit greift der Kündigungsschutz, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate ohne Unterbrechung bestanden hat und das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist (§ 1 Abs. 1 KSchG). Auch eine zu lange Probezeit verkürzt diese Wartezeit nicht (BAG 2 AZR 160/24).
• Betriebsrat: Auch in der Probezeit ist er vor jeder Kündigung anzuhören (§ 102 BetrVG).

Mehr dazu: SMART-Ziele und Leadership

Feedback im Onboarding läuft in beide Richtungen: Die Führungskraft gibt Rückmeldung zu Leistung und Verhalten, die neue Person zu Einarbeitung, Team und Erwartungen. Bewährt sind feste Termine:

• Ende Woche 1: kurze Bilanz, offene Fragen, erste Eindrücke.
• Tag 30 und Tag 60: Zwischengespräche entlang des Einarbeitungsplans; Ziele für die nächste Phase.
• Tag 90: Bewertung der Einarbeitung mit Blick auf die Probezeit.
• Spätestens Anfang Monat 5: Abschlussgespräch zur Probezeit. Eine Kündigung muss vor Ablauf der Wartezeit von sechs Monaten zugehen; Anhörung des Betriebsrats und Zugang brauchen Vorlauf.

Ein Rechenbeispiel: Beginnt das Arbeitsverhältnis am 1. Februar 2027, endet die Wartezeit mit Ablauf des 31. Juli 2027. Eine Kündigung ohne soziale Rechtfertigung muss bis dahin zugehen. Mit der Anhörung des Betriebsrats (Frist eine Woche, § 102 Abs. 2 BetrVG) und dem Postlauf sollte die Entscheidung spätestens Anfang Juli fallen, das Abschlussgespräch daher Anfang Juni.

Halten Sie die Gespräche kurz schriftlich fest. Das schafft Klarheit, dokumentiert Fortschritt und vermeidet Überraschungen am Ende der Probezeit – auf beiden Seiten. Notizen, die in die Personalakte gelangen, unterliegen dem Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG.

Mehr dazu: Seminar Feedback-Kompetenz für Manager

Wer mobil oder hybrid arbeitet, erlebt Kultur und Team vor allem über den Bildschirm. Damit das Onboarding trotzdem trägt:

• Präsenz am Anfang: Erste Tage, wenn möglich, vor Ort; Teamtermine in Präsenz bewusst planen.
• Technik vorab: Gerät, Zugänge und Einweisung in Kollaborationswerkzeuge vor dem ersten Arbeitstag.
• Feste Kontakte: tägliche kurze Abstimmung in Woche 1, danach wöchentlich; Paten auch virtuell.
• Arbeitsschutz mobil: Die Unterweisung umfasst auch Bildschirmarbeit, Ergonomie und Erreichbarkeit.
• Arbeitszeit: Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit gilt nach der Rechtsprechung des BAG schon heute, auch im Homeoffice. Ein Referentenentwurf des BMAS vom Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung am selben Tag und eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit vor; Stand November 2026 ist er nicht im Kabinett beschlossen.

Mehr dazu: Seminare Arbeitszeitrecht und New Work: Was es bedeutet, flexibel zu sein

Was nicht gemessen wird, bleibt Gefühl. Geeignete Kennzahlen:

Befragungen und Auswertungen sollten anonym oder aggregiert erfolgen. Werden dafür Software oder Tools eingesetzt, die Verhalten oder Leistung auswerten können, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen.

Mehr dazu: Ein erfolgreicher OKR-Prozess

Erfolgreiches Onboarding von Mitarbeitern beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet nicht vor dem Ablauf der Probezeit. Wer ehrlich über die Stelle informiert, den ersten Tag vorbereitet, einen schriftlichen Einarbeitungsplan führt und regelmäßig Feedback einholt, senkt die Frühfluktuation deutlich. Zugleich erfüllt ein guter Onboarding-Prozess die Pflichten, die das Gesetz an den Beginn eines Arbeitsverhältnisses knüpft: Nachweis der Arbeitsbedingungen, Meldungen, Unterweisung, Datenschutzinformation und Pflichtschulungen.

• Onboarding beginnt mit der Unterschrift, nicht am ersten Arbeitstag.
• Die meisten Fristen fallen auf den ersten Tag, den siebten Kalendertag und den ersten Monat.
• Ein dokumentierter Einarbeitungsplan strukturiert die Einarbeitung und stützt bei Befristungen die Länge der Probezeit.
• Das Abschlussgespräch gehört vor das Ende der Wartezeit, nicht ans Ende der Probezeit.
• KI-Werkzeuge im Onboarding brauchen Kompetenzmaßnahmen, Datenschutzprüfung und Mitbestimmung.

Für 2027 stehen der höhere Mindestlohn, elektronische Entgeltunterlagen und die Hochrisiko-Pflichten für KI im Personalbereich fest; Entgelttransparenz und neues Arbeitszeitgesetz sollten Sie weiter beobachten.

Primärquellen zuerst: Gesetze, Verordnungen und Entscheidungen amtlicher Stellen, abgerufen am 04.11.2026.