Welche GwG-Pflichten sind bei der auftretenden Person zu beachten? Beim Onboarding neuer Kunden treten im Rahmen des Geldwäschegesetzes (GwG) oft Fragen auf, besonders wenn es um die Identifizierung von Personen geht, die im Namen von Vertragspartnern handeln. Die neuesten Änderungen im GwG führen zu verstärkten Anforderungen an den Identifizierungsprozess, insbesondere gemäß § 11 Abs. 1 GwG, die den Vertriebsbereich betreffen.
Um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, erklären wir in diesem Artikel die folgenden Punkte:
Mit den Neuerungen im Geldwäschegesetz (GwG), insbesondere in § 11 GwG, stehen wir vor angepassten Identifizierungsverpflichtungen, die sowohl natürliche als auch juristische Personen betreffen:
Für den Erstkontakt mit Geschäftspartnern:
Gemäß § 8 Abs. (1) GwG sind vom Verpflichteten die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner aufzuzeichnen. Dies gilt auch über die Daten zu den für den Vertragspartner auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten.
Beim Anfertigen von Ausweiskopien muss laut § 8 Abs. 2 GwG sorgfältig auf den Datenschutz geachtet werden, und es dürfen nur die für die Identifizierung notwendigen Daten kopiert werden.
Besonderheiten bei der Verwendung eines Reisepasses:
Für bereits identifizierte Kunden:
§11 Abs. 5 GwG gibt zur Feststellung der Identität klare Vorgaben. Abweichend von §11 Abs. 4 GwG hat der Verpflichtete zur Feststellung der Identität zumindest dessen Namen und, soweit dies unter Risikogesichtspunkten erforderlich ist, in angemessenen Umfang weitere Identifizierungsmerkmale zu erheben.
Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift des wirtschaftlich Berechtigten dürfen unabhängig vom festgestellten Risiko erhoben werden. Der Verpflichtete hat sich durch risikoangemessene Maßnahmen zu vergewissern, dass die zur Identifizierung erhobenen Angaben zutreffend sind; dabei darf sich der Verpflichtete nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen.
Beim Anfertigen von Ausweiskopien muss laut § 8 Abs. 2 GwG sorgfältig auf den Datenschutz geachtet werden, und es dürfen nur die für die Identifizierung notwendigen Daten kopiert werden.
Die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz umfasst zwei wesentliche Schritte (§1 Abs. 3 GwG): Zuerst das Sammeln relevanter Informationen zur Feststellung der Identität einer Person oder eines Unternehmens. Dies beinhaltet Angaben wie Name, Geburtsdatum oder Firmeninformationen.
Der zweite Schritt ist die Verifizierung dieser Angaben. Dabei werden die gesammelten Informationen anhand von offiziellen Dokumenten oder Registereinträgen überprüft, um die Richtigkeit und Authentizität zu bestätigen.
Bei Neuregistrierung eines Kunden ist zunächst festzustellen, ob es sich bei dem Vertragspartner um eine natürliche oder eine juristische Person handelt:
Tritt eine dritte Person für den Vertragspartner auf, so ist diese ebenfalls anhand eines gültigen amtlichen Ausweises zu identifizieren und es ist zu prüfen, ob die auftretende Person zur Vertretung berechtigt ist.
Die Überprüfung der Vertretungsberechtigung wird anhand einer Vollmacht sowie einem Unterschriftenvergleich durchgeführt. Für einen Unterschriftenvergleich wird die Unterschrift des Vertretungsorgans bspw. mit einer Ausweiskopie des Geschäftsführers oder dem Unterschriftenverzeichnis des Unternehmens verglichen.
Im nächsten Schritt ist abzuklären ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt. Sollte dies der Fall sein, ist der wirtschaftlich Berechtigte ebenfalls zu identifizieren.
Bei juristischen Personen bei denen kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann, ist die Geschäftsleitung als „fiktiver“ wirtschaftlich Berechtigter zu erfassen (vgl. §3 Abs. 2, Satz 5 GwG).
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