Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen. Verlierst du manchmal den Überblick, welche Aufgaben wirklich wichtig sind? Musst du im daily business viele einzelne Aufgaben erledigen?

Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Studien zufolge verbringen Führungskräfte zwischen 30 und 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument. Schrecklich, oder? Mit dem Productivity Hack Organisiere deine Work Area kannst du dein Leben verändern! Mit Productivity Hacks stellst du sicher, dass dein Team an den relevanten Themen arbeitet und die Aufgaben konsequent erledigt.

Was sind Productivity Hacks?

Mit Productivity Hacks entlastest du dich selbst und deine Mitarbeiter. Deadlines werden entspannter erreicht und der Stresslevel wird für dein Team reduziert. Und das sind die vier Productivity Hacks, die dich als Führungskraft auf die Überholspur bringen:

#1 Productivity Hack Organisiere deine Work Area

#2 Productivity Hack Mehr Fokus mit der Pomodoro Technik

#3 Productivity Hack Eisenhower Technik: Was ist wirklich wichtig?

#4 Productivity Hack Stop Multitasking

 

 

#1 Productivity Hack Organisiere deine Work Area

Studien zufolge verbringen Führungskräfte zwischen 30 und 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument. Schrecklich, oder? Mit dem Productivity Hack Organisiere deine Work Area kannst du dein Leben verändern!

Schaffe Ordnung in deinem Kopf. Schreibe deine Gedanken und Ideen auf. Investiere die ersten 15 Minuten deines Arbeitstags in das Setzen von Prioritäten. Nimm dir eine Stunde pro Woche Zeit, um Papiere zu ordnen. Wenn es etwas gibt, das du in weniger als fünf Minuten erledigen kannst, dann tu es! Wenn es länger dauert, schreibe es auf deine Aufgabenliste.

Nimm dir 15 Minuten pro Tag Zeit, um Papiere wegzuwerfen und deinen Schreibtisch aufzuräumen. Eine Clean Desk Policy ist nicht nur für die Datensicherheit hilfreich, sondern auch für eine organisierte Work Area hilfreich.

Werfe wirklich alles weg, was du nicht brauchst. Nutze die letzten 15 Minuten deines Arbeitstags, um deine Aufgaben für morgen durchzugehen. Was ist wichtig? Was ist dringend?

Bring Ordnung in dein E-Mail-Postfach und lösche alte Mails, die du nicht mehr brauchst.

Machen die Aufgabe gleich beim ersten Mal richtig. Dann musst du diese Aufgaben später nicht wiederholen. Das kostet mehr Zeit.

Dein Work Area: Lege alles, was du brauchst, in Reichweite ab. Halte deine Ordner in der Nähe und in Ordnung. Halte deine Arbeitsfläche leer und sauber. Hier hilft dir als Führungskraft auch die Clean Desk Policy. Bewahre Dinge, die du brauchst, in der Nähe und in gutem Zustand auf.

Lege Dinge, die du nicht oft brauchst, in eine Schublade.

 

#2 Productivity Hack Mehr Fokus mit der Pomodoro Technik

Bereite am Abend den morgigen Tag vor. Das dauert gerade einmal fünf Minuten. Schreibe dir jeden Abend die sechs wichtigsten Dinge auf, die du am nächsten Tag erledigen möchtest.

Sortiere dann diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Am nächsten Morgen beginnst du dann mit der ersten, wichtigsten Aufgabe. Und hier hilft dir die Pomodoro-Technik.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Setze dir ein Zeitlimit von 25 Minuten und arbeite ohne Ablenkung an dieser Aufgabe.

In dieser Phase checkst du keine E-Mails, führst keine Telefonate und interagierst auch nicht mit anderen Menschen.

Mache 5 bis 10 Minuten Pause. Tanke neue Energie und checke kurz deine E-Mails und Chats.

Dann startest du wieder mit einem neuen 25 Minuten Sprint.

Nach drei Durchgängen sind rund 90 Minuten um und du hast dir eine längere Pause von 30 Minuten verdient.

Offenen Aufgaben kommen automatisch auf die Liste für den nächsten Tag. Beenden deinen Arbeitstag damit, eine Liste für den nächsten Tag zu schreiben. Mach daraus eine Routine. Nur so gelingt das Arbeiten mit Productivity Hacks.

 

#3 Productivity Hack Eisenhower Technik: Was ist wirklich wichtig?

Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker, der von vielen Führungskräften auf der ganzen Welt eingesetzt wird.

Lehne Aufgaben ab, die weder wichtig noch dringend sind. Und so funktioniert’s.

Hinterfrage deine To Dos. Bevor du voller Eifer loslegst, prüfe erst einmal, ob die Aufgaben, die auf deinem Tisch liegen, wirklich notwendig sind.

Mit der Eisenhower-Matrix priorisiert du deine täglichen Aufgaben. Sortiere deine Aufgaben.

Dringlich und wichtig: Trage deine Aufgaben ein, die sowohl wichtig als auch dringlich sind. Diese sogenannten A-Aufgaben solltest du so schnell wie möglich persönlich erledigen.

Wichtig, aber weniger dringlich: Hier sortierst du B-Aufgaben ein. Diese sind zwar wichtig, aber nicht zeitkritisch. Idealerweise legst du schon einmal grob fest, wann du dich darum kümmern könntest.

Dringlich, aber weniger wichtig: Die C-Aufgaben müssen zwar zeitnah bearbeitet werden – aber keinesfalls von dir selbst!

Diese Aufgaben delegierst du an deine Mitarbeiter.

Weder dringlich noch wichtig: Die D-Aufgaben sind die eigentlichen Zeitfresser. D-Aufgaben halten dich von anderen, wichtigeren Aufgaben ab. Nimm diese Aufgaben gar nicht erst an. Delegiere diese Aufgaben oder prüfen, ob diese Aufgaben künftig nicht vermieden oder durch digitale Lösungen automatisiert werden können.

Mache einmal im Monat einen Review. Was ist wirklich wichtig? Welche Aufgaben können durch digitale Lösungen besser und kostengünstiger erledigt werden? Oder nütze die Technik Kill the stupid rule und lösche dieses To Do für dein Team.

 

#4 Productivity Hack Stop Multitasking

Hast du öfter das Gefühl am Ende des Tages nicht die gewünschten Ergebnisse erreicht zu haben?

Es ist mittlerweile erwiesen: Multitasking funktioniert nicht. Multitasking bremst deine Produktivität und führt zu schlechteren Ergebnissen. Erledige besser eine Aufgabe nach der anderen. Blocke dir Zeiten für hoch konzentrierte Arbeitsphasen. Vermeide dabei Ablenkungen durch das schnelle Checken deiner E-Mails oder Chatter-Nachrichten.

Mit OKR nützt du eine neue Technik für deinen Zielsetzungsprozess. Was bedeutet OKR? OKR steht für Objectives and Key Results und ist eine innovative Management-Methode. Diese Methode hilft Unternehmen, sich zu fokussieren und macht deine Mitarbeiter zufriedener.

Sei präzise und formuliere jedes Ziel als eine positive Aussage. Dann unterteile deine Ziele (Objectives) in kleine, realistische, erreichbare Aktionsschritte. Erstelle eine Liste aller Ergebnisse (Key Results), die dein Team erreichen muss, um das Ziel zu erreichen.

Berechne, wie lange dein Team dafür brauchen wird. Setze für jedes Key Result eine Frist. Mache dir keine Sorgen, wenn du das Ziel nicht exakt erreichst. Wichtig ist, dass sich dein Team auf das Ziel konzentriert und ein Gefühl für die Dringlichkeit hat. Daher plane deinen Key Results mit einem Zeit- und Ergebnispuffer.

Mit OKRs schaffst du eine klare Vorstellung von deinen Zielen. Stellen dir vor, dass dein Team das Ziel bereits erreicht hat: Wie fühlt sich das an? Mit #Energize lädst du dein Team mit Energie auf.

 

Du möchtest Productivity Hacks erlernen und trainieren? Dieses Seminar könnte dich interessieren.

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Du willst deine Rolle als „Co-Pilot/-in“ deines Chefs noch besser ausfüllen und dich mit Begeisterung neuen Aufgaben stellen?

Mit unserem Seminar erweiterst du deine Fach- und Handlungskompetenzen und kannst den täglichen Anforderungen gelassener und souveräner gegenübertreten.

Überzeugen durch Fachwissen und Kommunikation – Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

> Mehr Erfolg durch Selbstorganisation

> Meetings souverän steuern und hochwertige Ergebnisse sicherstellen

> Schnelles Erfassen der wesentlichen Positionen der GuV und der Bilanz

> Welche Bedeutung hat die BWA für die Unternehmenssteuerung?

> Die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick- Aufbau eines effektiven Steuerungs- und Frühwarnsystems

 

Zielgruppe – Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Assistenten/-innen der Geschäftsleitung und des Vorstandes, Office-Manager/-innen, sowie Bereichs-Sekretäre/-innen und Projekt-Assistenten/-innen.

 

Dein Nutzen – Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Tag 1: Erfolgreich Kommunizieren

> Büroorganisation & Selbstmanagement

> Erfolgreich kommunizieren und selbstbewusst auftreten

> Das Team of Two – perfekte Zusammenarbeit mit dem Chef

Tag 2: Mit Fachwissen überzeugen

> BWL Basis-Wissen

> Licht ins Dunkel der Zahlen: Budget, BWA, Bilanz, GuV und Liquidität

> Projekte erfolgreich managen

 

Dein Vorsprung – Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Jeder Teilnehmer erhält:

+ S+P Checkliste: Die ABC-Analyse – Prioritäten richtig setzen

+ S+P Test: Welcher Zeitmanagementtyp bin ich?

+ S+P-Test: Eigene Kommunikationsstärke einschätzen

+ S+P Leitfaden „Effektive Chefassistenz“

+ S+P Leitfaden „BWL Basis-Wissen“

+ S+P Checklisten „Die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen“

+ S+P Muster-Agenda und Muster-Protokoll für Projekt-Meetings

 

Programm 1. Seminartag: Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Büroorganisation und Selbstmanagement

> Mehr Erfolg durch Selbstorganisation: den eigenen Arbeitsplatz richtig managen und Arbeitsabläufe gezielt optimieren

> Prioritäten erkennen, klar kommunizieren und bei Anderen durchsetzen

> Unterscheiden können zwischen „Dringend“ und „Wichtig“

> Schaffen von Freiräumen: Wie gehe ich mit „Zeitdieben“ um?

> Informationen nutzen, filtern und bündeln: Informationsflut souverän beherrschen, Informationen optimal aufbereiten und weiterleiten

> „Let your net work“ – erfolgreiches Netzwerken: Wie Ihnen Ihr Netzwerk helfen kann

 

Erfolgreich kommunizieren und selbstbewusst auftreten – Teil I

> Verbale und nonverbale Kommunikation: Wirkung und gezielter Einsatz

> Meetings souverän steuern und hochwertige Ergebnisse sicherstellen

> Mut zum „Nein-Sagen“ ohne Umschweife und schlechtes Gewissen

> Konstruktiv argumentieren und Gesprächspartner überzeugen

> Kritik situationsbewusst und angemessen vorbringen

> Persönlicher Umgang mit Emotionen und Ärger

> Konflikte souverän meistern und auf persönliche Angriffe gelassen reagieren

> Auf unterschiedliche Gesprächspartner eingehen können: Das DISG Konzept zur  Bestimmung unterschiedlicher Mitarbeitertypen

> Eigene Verhaltensweisen reflektieren und Verhaltensalternativen ausprobieren

> Durchsetzungskraft steigern: Eigene Stärken, Antreiber und Ressourcen analysieren

> Fallstudien: Zusammen mit den Teilnehmern werden Lösungen und Verhandlungsstrategien für schwierige Gesprächssituationen entwickelt.

 

Das Team of Two: Erfolgreiche Teamarbeit von Führungskraft und Assistenz

> Effektive Zusammenarbeit und optimale Abstimmung

> Gesprächs- und Abstimmungsbedarf erkennen

> Sonderstellung zwischen Chef und Mitarbeitern: Wie Sie die eigene Rolle selbstbewusst vertreten können und nicht zwischen die Fronten geraten

> Kompetente „Anlaufstelle“ für Dritte sein

> Die Führungskraft souverän vertreten

 

 

Programm 2. Seminartag: Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Mit Fachwissen überzeugen – Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

> Gesellschaftsformen und ihre Unterschiede auf einen Blick: GmbH, GmbH & Co. KG, AG

> Betriebliche Funktionsbereiche und ihre Aufgaben: Marketing, Einkauf, Finanzwesen, Personalwesen, Rechnungswesen

> Betriebswirtschaftliche Begriffe und was sie bedeuten: Kennzahlen, Kostenarten, Cash Flow, BWA, GuV

> Neue Techniken der Unternehmensführung: Lean Management, Learning Company und Change Management

 

Licht ins Dunkel der Zahlen – Struktur im Büroalltag

> Budget-Planung: Wer bekommt wie viel und warum?

> Die BWA: Was sind ihre wesentlichen Bestandteile?

> Stärken, Schwächen und Fehlentwicklungen anhand von Kennzahlen auf einen Blick erkennen

> Der Jahresabschluss: Analyse der Bilanz, GuV und Liquidität: Einfach, transparent und verständlich

> Aufbau eines Management-Reports mit Blick auf das Wesentliche

> Unternehmensanalyse mit den entscheidenden Kennzahlen für die jeweiligen Branchen

> Preiskalkulation: Kostendeckung, Deckungsbeitrag, Break-even

 

Projekte erfolgreich managen

> Was ist ein Projekt? Was ist Projektmanagement?

> Projekte professionell starten, planen und umsetzen

> Methoden, Werkzeuge und Techniken des Projektmanagements gezielt einsetzen und anpassen

> Kosten, Zeit und Leistungsumfang des Projektes im Griff haben und Projekte erfolgreich ins Ziel bringen

> Projekte sicher abschließen und aus Projekterfahrungen lernen

> Fallstudien: Gemeinsam mit den Teilnehmern werden Praxisfälle zu verschiedenen Projektphasen trainiert. Checklisten helfen bei der

Umsetzung von Aufgaben und Rollen im Projekt.

 

+ S+P Muster-Agenda und Muster-Protokoll für Projekt-Meetings

+ S+P Checkliste: Projekt-Ziele erfolgreich festlegen und kommunizieren

 

Ihr Ansprechpartner – Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen

Haben Sie noch Fragen zu unserem Seminar: Erfolgreiche Assistenz (S+P)? Sie benötigen eine fachliche Beratung oder möchten sich anmelden? Unser Ansprechpartner steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Fachbereich Weiterbildung
Telefon: +49 89 452 429 70 – 100
Fax: +49 89 452 429 70 – 299
E-Mail: service@sp-unternehmerforum.de

 

Struktur im Büroalltag – Termine und Aufträge sicher koordinieren und abstimmen und Assistenz – Führung – Kommunikation – Teamentwicklung

Durch zielgerichtete Mitarbeitergespräche können Sie Motivation und Leistungsniveau steigern. Die Seminare Motivation – Kommunikation – Zeitmanagement und Zielvereinbarung und Mitarbeitergespräche helfen Ihnen ein souveränes Auftreten durch die richtige Argumentation und Entscheidungsstärke. Unsere Seminare Die 8 erfolgreichsten Führungstechniken, Führen mit System, Konfliktmanagement: Lösungen für den Führungsalltag und Führen von Hochleistungsteams unterstützen Sie zudem dabei, die Herausforderungen im Führungsalltag selbstbewusst zu bewältigen und Feedbackgespräche und Leistungskontrolle als Führungsinstrument richtig einsetzten.

Darüber hinaus sind die Seminare Ziele setzen – Delegieren – Motivieren, Souverän entscheiden – besser führen, Führung und Personalentwicklung,  Projektmanagement und Führen von Hochleistungsteams weitere Seminare, welche Ihnen in diesem Bereich ein ausführliches Update geben. Ebenfalls in den Seminaren Führen mit System, Führung für Projektleiter, Konfliktmanagement, Führungsstärke gezielt einsetzen oder auch Training Professionell Telefonieren für den Vertrieb haben Sie die Möglichkeit, Ihr Wissen aufzufrischen. Zusätzlich können Sie sich für den Zertifizierungskurs Kommunikation und Führung mit System eintragen.

 

Office Management und Assistenz – Agiles Projektmanagement mit Scrum & Co.

Die Seminare Führung und Kommunikation für Projektleiter, Projektmanagement – Basisseminar und  Professionell moderieren als Projektleiter helfen Ihnen, Ihr Projekt in der Praxis erfolgreich umzusetzen. Darüber hinaus erlernen Sie in der Schulung Konfliktmanagement: Lösungen für den Führungsalltag neue Führungsinstrumente & Strategien für eine erfolgreiche Konfliktlösung. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, den Zertifizierungskurs Zertifizierung Projektleiter zu absolvieren.