Startseite Seminare News Sales-Prozess: Sieben Phasen vom ersten Kontakt zum Stammkunden

S+P Seminare · Fachbeitrag Vertrieb

Sales-Prozess: Sieben Phasen vom ersten Kontakt zum Stammkunden

Rechtsstand: Oktober 2026Lesezeit: 21 MinutenAutor: Achim Schulz

Der Sales-Prozess macht Verkaufserfolg planbar: Jeder im Team weiß, was in welcher Phase zu tun ist, wann ein Kunde in die nächste Phase wechselt und wo Aufträge verloren gehen. Dieser Beitrag zeigt die sieben Phasen mit überprüfbaren Übergangskriterien, die wichtigsten Kennzahlen und die rechtlichen Regeln von der Akquise bis zum Widerrufsbutton.

Management Summary

Viele Verkäufer halten Verkaufen eher für eine Kunst als für ein Handwerk. Erfolgreiche Vertriebsteams arbeiten dagegen mit einem klar strukturierten Prozess: Er legt fest, welche Schritte auf dem Weg vom Interessenten zum Auftrag nötig sind, welche Kriterien erfüllt sein müssen, bevor eine Verkaufschance weiterrückt, und welche Kennzahlen zeigen, wo Aufträge verloren gehen.

Der Prozess muss zum Kaufverhalten der Kunden passen. Nach einer Gartner-Befragung von 646 B2B-Einkäufern (August bis September 2025, Pressemitteilung vom 9. März 2026) bevorzugen 67 % eine Kaufabwicklung ohne Vertriebsmitarbeiter, und 45 % nutzten bei einem aktuellen Kauf KI. Der Verkaufsprozess beginnt damit oft erst, wenn der Kunde schon weit gekommen ist. Der Verkäufer hat dann wenig Zeit, Klarheit und Vertrauen zu schaffen.

Der Beitrag gliedert den Sales-Prozess in sieben Phasen, benennt je Phase überprüfbare Übergangskriterien, rechnet den Verkaufstrichter an einem Beispiel durch und ordnet jeder Phase die einschlägigen Rechtsnormen zu: Telefon- und E-Mail-Werbung (§ 7 UWG), Werbeaussagen (§ 5 UWG), Angebot und AGB (§§ 145, 147, 310 BGB), Online-Abschluss mit Verbrauchern (§§ 312j, 355, 356a BGB) und den Einsatz von KI (Art. 4 und 50 KI-VO).

Für 2026 und 2027 sind besonders drei Punkte relevant: die elektronische Widerrufsfunktion nach § 356a BGB seit Juni 2026, die Transparenzpflichten der KI-Verordnung seit August 2026 und die E-Rechnung ab Januar 2027 beziehungsweise Januar 2028. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Verkaufsprozess und Kaufprozess

Ein guter Sales-Prozess orientiert sich am Kaufprozess des Kunden, nicht an den internen Abläufen des Vertriebs. In Unternehmen entscheiden meist mehrere Personen mit – Fachabteilung, Einkauf, Geschäftsführung, oft auch IT oder Controlling. Der Verkäufer muss wissen, wer in welcher Phase welche Rolle spielt.

Was der Kunde tutPhase im Sales-Prozess
Erkennt ein Problem oder einen Bedarf1. Leads gewinnen
Informiert sich, vergleicht Anbieter2. Qualifizieren
Klärt Anforderungen, stimmt sich intern ab3. Bedarf analysieren und Lösung präsentieren
Fordert Angebote an, vergleicht4. Angebot erstellen
Prüft Risiken, verhandelt5. Einwände klären und verhandeln
Entscheidet und bestellt6. Abschluss
Nutzt das Produkt, bewertet die Erfahrung7. Nachverkauf und Kundenentwicklung

Praxistipp

Fragen Sie bei Ihren letzten zehn gewonnenen Aufträgen nach: Wie hat der Kunde gesucht, wen hat er einbezogen, was hat den Ausschlag gegeben? Daraus ergibt sich ein realistisches Bild Ihres Kaufprozesses.

Die sieben Phasen im Überblick

PhaseZielÜbergang in die nächste Phase, wenn …Kennzahl
1. Leads gewinnenInteressenten identifizierenKontakt und erster Bedarf bekanntAnzahl neuer Leads, Herkunft
2. QualifizierenPassende Interessenten auswählenBedarf, Budget, Entscheider und Zeitpunkt geklärtQualifizierungsquote
3. Bedarf analysieren und präsentierenLösung auf den Kunden zuschneidenKunde bestätigt Anforderungen und NutzenAnteil mit bestätigtem Bedarf
4. AngebotVerbindliches Angebot abgebenAngebot liegt beim Kunden, Rückmeldetermin vereinbartAngebotsvolumen, Angebotsquote
5. Einwände und VerhandlungBedenken ausräumen, Konditionen klärenOffene Punkte gelöst, Entscheidungstermin festRabatt, Verhandlungsdauer
6. AbschlussAuftrag erhaltenAuftrag unterschrieben oder bestätigtAbschlussquote
7. NachverkaufZufriedenheit sichern, Folgegeschäft entwickelnlaufende PhaseWiederkaufquote, Weiterempfehlung

Entscheidend sind die Übergangskriterien. Ohne sie bewertet jeder Verkäufer den Stand seiner Kunden nach Gefühl – und Forecast und Pipeline werden unzuverlässig. Phasenmodell und Kriterien sind betriebswirtschaftliche Praxis ohne amtliche Fundstelle; Sie können sie an Ihr Geschäft anpassen.

Praxistipp

Formulieren Sie für jede Phase zwei bis drei überprüfbare Kriterien und hinterlegen Sie sie im CRM als Pflichtfelder. Eine Verkaufschance darf erst dann in die nächste Phase wechseln, wenn die Kriterien erfüllt sind.

Die sieben Phasen im Detail

Jede Phase hat ein Ziel, ein Übergangskriterium und – wo es einschlägig ist – einen rechtlichen Rahmen. Die Hinweise zum Recht sind nach Normen gegliedert und stehen jeweils dort, wo die Pflicht im Prozess entsteht.

1

Phase 1: Leads gewinnen

Leads entstehen auf zwei Wegen. Weil sich Kunden zunehmend selbst informieren, gewinnt der erste Weg an Gewicht: Gute Produktinformationen, Fachbeiträge und Kundenbeispiele entscheiden mit darüber, ob ein Anbieter überhaupt auf die Auswahlliste kommt.

  • Inbound: Der Kunde meldet sich – über Website, Messe, Webinar oder Empfehlung.
  • Outbound: Der Vertrieb spricht Kunden aktiv an – per Telefon, E-Mail, Brief oder auf Veranstaltungen.

Rechtlicher Rahmen

  • Telefonwerbung: Gegenüber Verbrauchern ist ein Werbeanruf nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig, gegenüber sonstigen Marktteilnehmern genügt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Zur Einwilligung in Telefonwerbung enthält außerdem § 7a UWG Regeln.
  • E-Mail-Werbung: Sie setzt grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten voraus (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Die Ausnahme für Bestandskunden regelt § 7 Abs. 3 UWG (siehe Phase 7).
  • Widerspruch: Widerspricht ein Kontakt der Direktwerbung, werden seine Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).

Praxistipp

Dokumentieren Sie im CRM für jeden Kontakt, woher er stammt und welche Einwilligung vorliegt. Bei gekauften Adresslisten lassen Sie sich die Einwilligungen nachweisen; andernfalls tragen Sie das Risiko von Unterlassungsansprüchen (§ 8 UWG).

2

Phase 2: Qualifizieren

Nicht jeder Interessent wird Kunde – und nicht jeder sollte es werden. Die Qualifizierung schützt die wertvollste Ressource des Vertriebs: die Zeit der Verkäufer. Bewährt haben sich fünf Fragen:

  • Bedarf: Welches Problem will der Kunde lösen? Was kostet es ihn, wenn er nichts tut?
  • Budget: Gibt es ein Budget, oder muss es erst beantragt werden?
  • Entscheider: Wer entscheidet, wer beeinflusst die Entscheidung?
  • Zeitpunkt: Bis wann muss eine Lösung stehen, und warum?
  • Passung: Passt der Kunde zu Ihrem Angebot und Ihren Konditionen?

Aussortieren gehört dazu: Ein Interessent ohne Bedarf, Budget oder Entscheidungszeitpunkt bindet Zeit, ohne Umsatz zu bringen. Geben Sie ihn an das Marketing zurück, das den Kontakt weiter pflegt.

Praxistipp

Vereinbaren Sie mit dem Marketing, welche Leads an den Vertrieb übergeben werden und wie schnell der Vertrieb reagiert. Messen Sie monatlich, wie viele übergebene Leads tatsächlich zu Aufträgen werden.

3

Phase 3: Bedarf analysieren und Lösung präsentieren

Gut informierte Kunden brauchen keine Wiederholung der Produktbroschüre. Sie erwarten, dass der Verkäufer ihre Situation versteht und zeigt, was die Lösung konkret für sie bedeutet.

  1. Offene Fragen zu Zielen, Abläufen und Problemen stellen
  2. Zusammenfassen und vom Kunden bestätigen lassen
  3. Die Lösung entlang der bestätigten Anforderungen präsentieren
  4. Den Nutzen mit Zahlen aus Kundensicht belegen

Beispiel: Eine Software kostet 30.000 € im Jahr und spart dem Kunden 1.200 Arbeitsstunden à 45 € (54.000 €). Der jährliche Nettonutzen beträgt 24.000 €.

Rechtlicher Rahmen

  • Unwahre oder zur Täuschung geeignete Angaben über Vorteile und von der Verwendung zu erwartende Ergebnisse sind unlauter, auch gegenüber sonstigen Marktteilnehmern (§ 5 Abs. 1 und 2 Nr. 1 UWG).
  • Die Vorschrift nennt in der aktuellen Fassung ausdrücklich auch ökologische oder soziale Merkmale. Für Umweltaussagen über die künftige Umweltleistung gegenüber Verbrauchern verlangt § 5 Abs. 3 Nr. 4 UWG einen überprüfbaren Umsetzungsplan; die Änderung geht auf das 3. UWG-Änderungsgesetz zurück (seit September 2026).

Praxistipp

Lassen Sie den Kunden die Annahmen Ihrer Nutzenrechnung selbst bestätigen oder korrigieren. So wird aus Ihrer Rechnung seine Rechnung – und sie trägt auch gegenüber Einkauf und Geschäftsführung.

4

Phase 4: Angebot erstellen

Ein Angebot ist mehr als eine Preisliste. Es fasst Anforderungen, Lösung, Nutzen, Preis und Bedingungen so zusammen, dass der Kunde es intern weitergeben kann.

  • Ausgangslage und Ziele des Kunden in seinen eigenen Worten
  • Lösung und Leistungsumfang
  • Nutzen mit Zahlen
  • Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferzeit
  • Bindefrist und nächste Schritte
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen

Rechtlicher Rahmen

  • Bindung: Wer einem anderen den Abschluss eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, sofern er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB). Wer nicht gebunden sein will, kennzeichnet das Angebot ausdrücklich als „freibleibend“ oder „unverbindlich“.
  • Annahmefrist: Ein Antrag unter Anwesenden – auch am Telefon – kann nur sofort angenommen werden (§ 147 Abs. 1 BGB). Bei einem Antrag unter Abwesenden gilt die Frist bis zu dem Zeitpunkt, in dem der Anbieter den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf (§ 147 Abs. 2 BGB). Eine klare Bindefrist, etwa 30 Tage, schafft Sicherheit für beide Seiten.
  • AGB gegenüber Unternehmern: Die Einbeziehungsregeln für Verbraucher (§ 305 Abs. 2 und 3 BGB) gelten gegenüber Unternehmern nicht (§ 310 Abs. 1 BGB). Die AGB müssen dennoch Vertragsbestandteil werden; verweisen Sie im Angebot ausdrücklich darauf und fügen Sie sie bei.

Praxistipp

Vereinbaren Sie schon bei der Übergabe des Angebots einen Termin für die Rückmeldung. Ein Angebot ohne Folgetermin geht in vielen Fällen verloren.

5

Phase 5: Einwände klären und verhandeln

Einwände sind kein Zeichen von Ablehnung, sondern von Interesse: Der Kunde zeigt, was ihn noch hindert.

EinwandMögliche BedeutungVorgehen
Zu teuerNutzen nicht klar, Budget zu knapp oder VerhandlungstaktikNutzen nochmals rechnen; Leistungsumfang statt Preis anpassen
Wir müssen noch intern abstimmenWeitere Entscheider beteiligtNachfragen, wer beteiligt ist; Unterlagen für die interne Abstimmung anbieten
Wir arbeiten schon mit einem anderen AnbieterWechselrisikoWechselaufwand und Risiken konkret ansprechen
Jetzt nichtKein Zeitdruck oder anderes Thema wichtigerKosten des Abwartens zeigen; Wiedervorlage vereinbaren

Preisnachlässe mit Augenmaß: Ein Rabatt von 5 % senkt den Deckungsbeitrag bei einer Deckungsbeitragsquote von 25 % um ein Fünftel (bei einem Preis von 100 sinkt der Deckungsbeitrag von 25 auf 20). Vereinbaren Sie Nachlässe nur gegen eine Gegenleistung, etwa längere Laufzeit, höhere Menge oder Vorauszahlung.

Rechtlicher Rahmen

  • Eine aggressive geschäftliche Handlung liegt vor, wenn sie geeignet ist, die Entscheidungsfreiheit des Verbrauchers oder sonstigen Marktteilnehmers erheblich zu beeinträchtigen, etwa durch Belästigung, Nötigung oder unzulässige Beeinflussung (§ 4a Abs. 1 UWG). Die Vorschrift gilt auch gegenüber Geschäftskunden.
  • Eine tatsächlich bestehende Frist ist sachlich; künstlich aufgebauter Zeitdruck kann im Einzelfall problematisch werden.

Praxistipp

Legen Sie vor jeder Verhandlung Ihr Ziel, Ihre Untergrenze und mögliche Zugeständnisse ohne Preisnachlass fest – etwa Schulung, Service oder Zahlungsziel.

6

Phase 6: Abschluss

Der Abschluss ist das Ergebnis guter Vorarbeit. Fragen Sie aktiv nach der Entscheidung, sobald die offenen Punkte geklärt sind.

Geschäftskunden: Halten Sie den Vertragsinhalt schriftlich fest – durch unterschriebenes Angebot, Bestellung oder Auftragsbestätigung. Klären Sie Abweichungen zwischen Bestellung und Angebot sofort.

Verbraucher im Online-Shop: Hier gelten zusätzliche Pflichten.

Rechtlicher Rahmen

  • Bestellschaltfläche: Sie muss gut lesbar mit nichts anderem als den Wörtern „zahlungspflichtig bestellen“ oder einer entsprechenden eindeutigen Formulierung beschriftet sein (§ 312j Abs. 3 Satz 2 BGB).
  • Widerrufsfrist: 14 Tage; sie beginnt mit Vertragsschluss, soweit nichts anderes bestimmt ist (§ 355 Abs. 2 BGB).
  • Widerrufsfunktion („Widerrufsbutton“): Seit 19. Juni 2026 müssen Unternehmer bei Fernabsatzverträgen, die über eine Online-Benutzeroberfläche geschlossen werden, eine Widerrufsfunktion bereitstellen (§ 356a BGB). Sie ist mit „Vertrag widerrufen“ oder einer gleichbedeutenden Formulierung zu beschriften und muss während der Widerrufsfrist ständig verfügbar, hervorgehoben platziert und leicht zugänglich sein (Abs. 1). Der Verbraucher gibt Name, Vertragsangaben und das Kommunikationsmittel für die Bestätigung an (Abs. 2) und sendet den Widerruf über eine Bestätigungsfunktion, etwa „Widerruf bestätigen“ (Abs. 3). Der Eingang ist auf einem dauerhaften Datenträger unverzüglich zu bestätigen (Abs. 4). Reine B2B-Geschäfte sind nicht erfasst, denn das Widerrufsrecht steht Verbrauchern zu.
  • Barrierefreiheit: Seit 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) grundsätzlich auch für Online-Shops; Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind ausgenommen.

Praxistipp

Erstellen Sie für den Abschluss eine kurze Übergabe an Auftragsabwicklung und Service: Was wurde zugesagt, wer sind die Ansprechpartner, welche Termine gelten? Viele spätere Reklamationen entstehen an dieser Schnittstelle.

7

Phase 7: Nachverkauf und Kundenentwicklung

Nach dem Auftrag beginnt die Phase, die über Folgegeschäfte und Empfehlungen entscheidet.

  • Start begleiten: Lieferung, Einführung, erste Nutzung – melden Sie sich aktiv.
  • Zufriedenheit erfragen: nach einigen Wochen und regelmäßig danach.
  • Zahlungseingang im Blick behalten: Ein Auftrag ist erst erfolgreich, wenn er bezahlt ist.
  • Folgebedarf erkennen: ergänzende Produkte, Erweiterungen, Verlängerungen.
  • Empfehlungen und Bewertungen: zufriedene Kunden um eine Empfehlung bitten.

Rechtlicher Rahmen

  • Bestandskunden per E-Mail: Ohne ausdrückliche Einwilligung ist die Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen zulässig, wenn der Unternehmer die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten hat, der Kunde nicht widersprochen hat und bei Erhebung und jeder Verwendung klar und deutlich auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen wird (§ 7 Abs. 3 UWG).
  • Kundenbewertungen: Wer Bewertungen von Verbrauchern zugänglich macht, muss darüber informieren, ob und wie er sicherstellt, dass sie von tatsächlichen Nutzern oder Erwerbern stammen (§ 5b Abs. 3 UWG).

Praxistipp

Legen Sie für jeden Neukunden einen Termin nach 30 und nach 90 Tagen fest. Fragen Sie: Was läuft gut, was nicht, was brauchen Sie noch?

Den Prozess steuern: der Verkaufstrichter

Mit den Übergangsquoten zwischen den Phasen sehen Sie, wo Aufträge verloren gehen – und wie viele Leads Sie für Ihr Ziel brauchen. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, kein Branchenwert.

PhaseAnzahlÜbergangsquote
Leads200–
Qualifiziert6030 %
Angebote3050 %
Aufträge930 %
Gesamtquote Lead zu Auftrag4,5 %

Rückwärts gerechnet: Wer 20 Aufträge braucht, benötigt bei dieser Gesamtquote rund 445 Leads (20 ÷ 0,045). Steigt die Abschlussquote der Angebote von 30 % auf 40 %, steigt die Gesamtquote auf 6 % und der Bedarf sinkt auf rund 334 Leads.

Weitere Steuerungsgrößen

  • Durchlaufzeit vom Erstkontakt bis zum Auftrag
  • Gewichtete Pipeline: Angebotsvolumen × Abschlusswahrscheinlichkeit je Phase
  • Verlustgründe: Preis, Leistung, Zeitpunkt, Wettbewerber, kein Bedarf

Praxistipp

Werten Sie verlorene Angebote jedes Quartal nach Gründen aus. Liegt die Ursache meist beim Preis, prüfen Sie Nutzenargumentation und Qualifizierung – oft wurden Kunden angesprochen, die nie gepasst haben.

KI im Sales-Prozess

KI kann in jeder Phase Zeit sparen. Entscheidend ist, die gewonnene Zeit für bessere Kundengespräche zu nutzen und die Grenzen zu kennen.

PhaseKI-EinsatzGrenze
Leads gewinnenKaufsignale erkennen, Zielkunden recherchierenEinwilligungen bleiben Pflicht
QualifizierenLead-Scoring nach AbschlusswahrscheinlichkeitBewertung regelmäßig mit tatsächlichen Abschlüssen abgleichen
Bedarf und PräsentationGesprächsvorbereitung, ZusammenfassungenAufzeichnung nur mit Einwilligung
AngebotAngebotsentwürfe, TextbausteinePreise, Fristen und Zusagen vom Menschen prüfen
EinwändeAntwortvorschläge, ArgumentationshilfenKeine ungeprüften Leistungsversprechen
AbschlussErinnerungen, WiedervorlagenZusagen und Fristen im Vertrag abgleichen
NachverkaufAbwanderungsrisiken erkennen, Chatbots im ServiceChatbots als KI erkennbar machen (Art. 50 Abs. 1 KI-VO)

Rechtlicher Rahmen

  • KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO): Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Die Norm wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geändert, die seit Juli 2026 gilt.
  • Transparenz (Art. 50 KI-VO): Die Transparenzpflichten gelten seit August 2026. Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, wie Chatbots, müssen so gestaltet sein, dass Nutzer erkennen können, dass sie mit KI interagieren (Art. 50 Abs. 1); die Pflicht trifft zunächst den Anbieter des Systems. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, wer die Kennzeichnung umsetzt.
  • Übergangsfrist: Die Frist bis Dezember 2026 betrifft nur die maschinenlesbare Kennzeichnung synthetischer Inhalte nach Art. 50 Abs. 2 durch Anbieter, die ihre Systeme bereits vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht haben. Für Chatbot-Hinweise nach Absatz 1 gilt sie nicht.
  • Leistungsbewertung von Verkäufern: KI-Systeme, die Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen und bewerten, können als Hochrisiko-KI gelten (Anhang III Nr. 4 KI-VO). Für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten die Pflichten ab Dezember 2027.

Grenzen im Alltag: Nutzen Sie nur freigegebene KI-Werkzeuge, geben Sie keine vertraulichen Kunden- oder Angebotsdaten in frei verfügbare Dienste ein und prüfen Sie KI-Ergebnisse vor dem Versand.

Praxistipp

Beginnen Sie mit zwei Phasen, in denen der Zeitaufwand am größten ist – meist Angebotserstellung und Gesprächsnachbereitung. Messen Sie nach drei Monaten Zeitersparnis und Qualität.

Fristen und Rechtsstand

Die Übersicht trennt, was heute gilt, was im Übergang ist und was erst kommt. Rechtsstand ist Oktober 2026; laufende Verfahren sind monatsgenau angegeben.

ZeitpunktRegelungEinordnung
geltend§ 7 UWG (Telefon- und E-Mail-Werbung), §§ 4a, 5, 5b UWG, Art. 21 DSGVOAkquise, Werbeaussagen, Bewertungen, Widerspruch
geltend§§ 145, 147, 310 Abs. 1 BGBBindung an das Angebot, Annahmefrist, AGB gegenüber Unternehmern
geltend§ 312j Abs. 3, § 355 Abs. 2 BGBBestellbutton und 14-tägige Widerrufsfrist im Online-Verkauf an Verbraucher
seit 28. Juni 2025BFSGBarrierefreiheit von Online-Shops für Verbraucher, Ausnahme für Kleinstunternehmen bei Dienstleistungen
seit 19. Juni 2026§ 356a BGBElektronische Widerrufsfunktion bei online geschlossenen Fernabsatzverträgen mit Verbrauchern
seit August 2026Art. 50 KI-VOTransparenzpflichten, unter anderem für Chatbots
seit September 20263. UWG-ÄnderungsgesetzUmweltaussagen und ökologische Merkmale (§ 5 UWG)
Übergang bis Dezember 2026Art. 50 Abs. 2 KI-VOMaschinenlesbare Kennzeichnung für bereits eingesetzte Systeme generativer KI
künftig ab 1. Januar 2027§ 27 Abs. 38 UStGAusstellung von E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag
künftig ab 1. Januar 2028§ 27 Abs. 38 UStGAusstellungspflicht für alle Unternehmer; der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit 2025 Pflicht
künftig ab Dezember 2027Anhang III KI-VOHochrisiko-Pflichten, etwa bei KI im Personalbereich

Der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozess sollte bis zum Stichtag durchgängig digital sein. Eine Pflichtprüfung für Ihren Einzelfall ersetzt die Übersicht nicht.

Praxistipp

Ordnen Sie die rechtlichen Pflichten den sieben Phasen zu und hinterlegen Sie sie im CRM als Hinweis – zum Beispiel „Einwilligung geprüft?“ in Phase 1 und „Bindefrist angegeben?“ in Phase 4.

Pflichten nach Funktion

Verkäufer und Vertriebsinnendienst

  • Einwilligung vor jedem Werbeanruf und jeder Werbe-E-Mail prüfen (§ 7 Abs. 2 UWG)
  • Widersprüche sofort im CRM erfassen (Art. 21 Abs. 3 DSGVO)
  • Angebote mit Bindefrist oder Hinweis „freibleibend“ versehen (§§ 145, 147 BGB)
  • Nutzenaussagen belegen (§ 5 Abs. 2 Nr. 1 UWG)
  • Fair verhandeln (§ 4a UWG)

Vertriebsleitung und Geschäftsführung

  • Phasen, Übergangskriterien und Rabattregeln verbindlich festlegen
  • KI-Werkzeuge freigeben und KI-Kompetenz im Team fördern (Art. 4 KI-VO)
  • KI-gestützte Leistungsbewertung von Verkäufern rechtlich einordnen (Anhang III Nr. 4 KI-VO)
  • Prozess bis zur Rechnung auf die E-Rechnung vorbereiten (§ 27 Abs. 38 UStG)

Marketing und Lead-Management

  • Herkunft und Einwilligung jedes Kontakts nachweisbar speichern (§ 7 UWG)
  • Lead-Übergabe an den Vertrieb mit dem Vertrieb vereinbaren
  • Widerspruchsmanagement über alle Kanäle sicherstellen (Art. 21 DSGVO)
  • Bei veröffentlichten Kundenbewertungen die Echtheitsprüfung offenlegen (§ 5b Abs. 3 UWG)

IT, Datenschutz und Shop-Betrieb

  • Bestellschaltfläche korrekt beschriften (§ 312j Abs. 3 BGB)
  • Widerrufsfunktion bereitstellen und Eingang bestätigen (§ 356a BGB)
  • Barrierefreiheit prüfen oder Ausnahme dokumentieren (BFSG)
  • Chatbots mit dem Anbieter als KI erkennbar machen (Art. 50 Abs. 1 KI-VO)

Typische Schwachstellen

Phasen nach Gefühl bewertet

Ohne überprüfbare Kriterien schwanken Pipeline und Forecast. Normbezug: keine, Methode.

Einwilligung nicht dokumentiert

Herkunft und Einwilligung sind nicht nachweisbar, besonders bei gekauften Adressen. Normbezug: § 7 Abs. 2 UWG.

Angebot ohne Bindefrist

Unklar, wie lange der Anbieter gebunden ist. Normbezug: §§ 145, 147 BGB.

Nutzenversprechen ohne Beleg

Pauschale Ergebnisaussagen halten einer Prüfung nicht stand. Normbezug: § 5 Abs. 2 Nr. 1 UWG.

Online-Abschluss ohne Widerrufsfunktion

Die Funktion fehlt, ist schwer auffindbar oder bestätigt den Eingang nicht. Normbezug: § 356a BGB.

KI ohne Freigabe und Kennzeichnung

Mitarbeiter nutzen nicht freigegebene Werkzeuge; Chatbots sind nicht als KI erkennbar. Normbezug: Art. 4 und 50 KI-VO.

Quick-Check: Prüfschema für den Sales-Prozess

Die Tabelle fasst 13 Prüffelder zusammen. Die Spalte „Typisches Risikobild“ beschreibt, woran es in der Praxis häufig hakt; sie ist eine Orientierung und keine Statistik.

Nr.PrüffeldPrüffrageNormbezugTypisches Risikobild
1ProzessdesignSind die Phasen am Kaufprozess der Kunden ausgerichtet?MethodePhasen spiegeln interne Abläufe, nicht das Kundenverhalten
2ÜbergangskriterienHat jede Phase überprüfbare Kriterien als Pflichtfelder im CRM?MethodeStand wird nach Gefühl gepflegt
3Lead-HerkunftSind Herkunft und Einwilligung jedes Kontakts dokumentiert?§ 7 Abs. 2 UWGEinwilligungen fehlen oder liegen verstreut
4WiderspruchWerden Widersprüche gegen Werbung beachtet?Art. 21 Abs. 3 DSGVOSperrvermerk wirkt nicht in allen Systemen
5WerbeaussagenSind Nutzen- und Umweltaussagen belegbar?§ 5 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 Nr. 4 UWGPauschale Ergebnisversprechen
6AngebotEnthält jedes Angebot eine Bindefrist oder den Hinweis „freibleibend“?§§ 145, 147 BGBAngebote ohne Frist
7AGBWerden AGB gegenüber Geschäftskunden ausdrücklich einbezogen?§ 310 Abs. 1 BGBVerweis fehlt oder steht nur im Fußtext
8RabatteGibt es Nachlässe nur gegen Gegenleistung und mit Blick auf den Deckungsbeitrag?MethodeNachlässe ohne Gegenleistung
9VerhandlungIst der Verhandlungsdruck fair und ohne künstliche Fristen?§ 4a UWGZeitdruck als Standardtaktik
10Online-AbschlussSind Bestellbutton, Widerrufsbelehrung und Widerrufsfunktion umgesetzt?§§ 312j Abs. 3, 355, 356a BGBWiderrufsfunktion nicht überall erreichbar
11BarrierefreiheitIst der Online-Shop barrierefrei oder eine Ausnahme dokumentiert?BFSGPrüfung nicht dokumentiert
12KISind KI-Werkzeuge freigegeben, Chatbots erkennbar und Mitarbeiter geschult?Art. 4, Art. 50 KI-VONicht freigegebene Werkzeuge im Einsatz
13RechnungIst der Prozess bis zur Rechnung auf die E-Rechnung vorbereitet?§ 27 Abs. 38 UStGRechnung noch als PDF aus der Textverarbeitung

No-Regret-Maßnahmen

Sofort

  1. Kaufprozess der Kunden anhand gewonnener Aufträge beschreiben
  2. Einwilligungen im CRM dokumentieren
  3. Bindefrist und AGB-Hinweis in jedes Angebot aufnehmen
  4. Folgetermin bei jeder Angebotsübergabe vereinbaren

Innerhalb eines Quartals

  1. Sieben Phasen mit Übergangskriterien festlegen
  2. Kriterien als Pflichtfelder im CRM hinterlegen
  3. Übergabe von Leads mit dem Marketing vereinbaren
  4. Rabattregeln mit Gegenleistung festlegen

Laufend

  1. Nutzenrechnung für wichtige Angebote erstellen
  2. Übergabe an Auftragsabwicklung und Service regeln
  3. Online-Shop auf Bestellbutton, Widerrufsfunktion und Barrierefreiheit prüfen
  4. Übergangsquoten und Verlustgründe quartalsweise auswerten

Fazit: Sales-Prozess planbar machen

Ein strukturierter Sales-Prozess macht Verkaufserfolg planbar. Drei Dinge sind entscheidend: Der Prozess folgt dem Kaufverhalten der Kunden, jede Phase hat klare Übergangskriterien, und die Übergangsquoten werden regelmäßig ausgewertet.

Kunden kommen heute gut informiert und oft mit KI-Recherche ins Gespräch. Der Verkäufer überzeugt durch Verständnis, belastbare Nutzenrechnungen und faire Verhandlung. Wer dazu die rechtlichen Regeln von der Akquise über das Angebot bis zur Widerrufsfunktion beachtet, verkauft erfolgreich und ohne unnötige Risiken.

  • Kaufprozess und Sales-Prozess in Einklang bringen
  • Übergangskriterien als Pflichtfelder im CRM verankern
  • Rechtspflichten den Phasen zuordnen und im Prozess hinterlegen

Häufige Fragen zum Sales-Prozess

Welche Phasen hat ein Sales-Prozess?+−

Typisch sind sieben: Leads gewinnen, qualifizieren, Bedarf analysieren und präsentieren, Angebot, Einwände und Verhandlung, Abschluss und Nachverkauf.

Warum braucht jede Phase Übergangskriterien?+−

Ohne Kriterien bewertet jeder Verkäufer den Stand seiner Kunden nach Gefühl. Pipeline und Forecast werden dadurch unzuverlässig.

Wie viele Leads brauche ich für mein Umsatzziel?+−

Teilen Sie die benötigte Zahl an Aufträgen durch Ihre Gesamtquote vom Lead zum Auftrag. Bei einer Gesamtquote von 4,5 % brauchen Sie für 20 Aufträge rund 445 Leads.

Ist mein Angebot verbindlich?+−

Ja, wenn Sie die Gebundenheit nicht ausgeschlossen haben (§ 145 BGB). Für unverbindliche Angebote verwenden Sie den Hinweis „freibleibend“; andernfalls geben Sie eine klare Bindefrist an.

Darf ich Geschäftskunden kalt anrufen?+−

Gegenüber sonstigen Marktteilnehmern genügt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG), die sich aus den Umständen ergeben muss. Für Werbe-E-Mails ist grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung nötig.

Was ist der Widerrufsbutton?+−

Seit 19. Juni 2026 müssen Unternehmer, die online Fernabsatzverträge mit Verbrauchern schließen, eine elektronische Widerrufsfunktion anbieten (§ 356a BGB). Reine B2B-Geschäfte sind nicht erfasst.

Quellenverzeichnis

Verlinkt sind ausschließlich amtliche Quellen: EU-Rechtsakte, Gesetzestexte des Bundes sowie Bundes- und Landesbehörden. Zusätzlich herangezogen, aber ohne Link: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 21 Abs. 2 und 3, abrufbar über EUR-Lex; § 27 Abs. 38 UStG; Gartner-Pressemitteilung vom 9. März 2026 (Marktdaten).

Phasenmodell, Übergangskriterien, Trichter-, Nutzen- und Rabattrechnung sind betriebswirtschaftliche Praxis ohne amtliche Fundstelle. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Verwandte Leistungen und Programme

Wie Sie KI in den einzelnen Phasen des Verkaufsprozesses sinnvoll einsetzen – von der Recherche über Angebote bis zur Nachbetreuung – und welche Regeln dabei gelten, vermittelt das Seminar „Sales Power mit AI & ChatGPT“.

Lehrgang Sales Manager (S+P)

Der Lehrgang vertieft Sales-Prozess, Verhandlung und Vertriebssteuerung für Sales Manager.

Mehr erfahren

Seminare Sales Management

Überblick über die Seminare für Verkäufer, Sales Manager und Vertriebsleiter.

Mehr erfahren

Seminar Sales Power mit AI & ChatGPT

KI in den Phasen des Verkaufsprozesses einsetzen und die geltenden Regeln beachten.

Mehr erfahren

Seminare Vertrieb Add-on

Ergänzende Online-Schulungen für den Vertrieb.

Mehr erfahren

Controlling kompakt

Kennzahlen, Deckungsbeitrag und Steuerung verstehen und im Vertrieb anwenden.

Mehr erfahren

Planung, Reporting und Kennzahlen

Kennzahlensysteme und Reporting für die Steuerung von Pipeline und Umsatz.

Mehr erfahren

Seminare für C-Level

Rollen und Führungsaufgaben in der Geschäftsleitung, auch an der Schnittstelle zum Vertrieb.

Mehr erfahren

Digitale Transformation

Digitale Prozesse und KI im Unternehmen, vom CRM bis zur E-Rechnung.

Mehr erfahren
sales-prozess-sieben-phasen
Achim Schulz
Über den Autor

Achim Schulz

Geschäftsführer S+P Compliance & S+P Unternehmerforum · langjährige Vorstands- & Geschäftsführungserfahrung

Achim Schulz kennt die Führungsebene aus eigener Verantwortung – langjährig als Vorstand bei Banken und Geschäftsführer sowie als Interim-Manager in Industrieunternehmen. Diese Doppelperspektive aus Finanzsektor und Realwirtschaft prägt seine Beiträge für CEO, COO und CFO. Er kennt das Zusammenspiel von Geschäftsleitung, Aufsichtsrat und Gesellschaftern aus der Praxis und übersetzt strategische wie aufsichtsrechtliche Anforderungen in umsetzbare, haftungssichere Führungsentscheidungen – praxisnah und auf Augenhöhe mit dem Management.

LinkedIn-Profil → · Redaktion & Experten →

Service & Kontakt

S&P Unternehmerforum GmbH 809 Bewertungen auf ProvenExpert.com