Mindestanforderungen an ein Tax-Compliance-System

Mindestanforderungen an ein Tax-Compliance-System. Welche Anforderungen muss ein funktionsfähiges und effizientes Tax Compliance Management System erfüllen? Diese 7 Grundelemente benötigst du für ein Tax-Compliance-System. Tax-Compliance-Systeme: So erfolgt die Umsetzung in der Praxis.

 

Mindestanforderungen an ein Tax-Compliance-System

 

Mindestanforderungen an ein Tax-Compliance-System

Grundlegende Voraussetzung eines funktionsfähigen und effizienten Tax Compliance Management Systems ist, dass der gesamte Prozess unternehmensweit bekannt gemacht wird, nachvollziehbar ist und dokumentiert ist.

Für die Entwicklung eines Tax Compliance Management Systems ist zunächst die Einführung unternehmensspezifischer Funktions-, Informations- und Überwachungssysteme zu empfehlen.

Das Funktionssystem dient dabei der unternehmensinternen Verteilung der Funktionen. Das umfasst sowohl die Geschäftsleitung als auch die betroffenen internen Mitarbeiter und die ggf. hinzugezogenen externen Berater.

Das Informationssystem dient zum einen der Analyse vergangener Fehler und damit als Warnsignal für besonders fehleranfällige Bereiche und zum anderen der Information der Verantwortlichen über gesetzliche Neuerungen und daraus ggf. neu entstehender Pflichten und Risiken.

Das Überwachungssystem bildet gewissermaßen den Rahmen der beiden erstgenannten Systeme und dient deren Überwachung. Durch die Überwachung des Funktionssystems soll einerseits gewährleistet werden, dass die den jeweiligen Personen zugeordneten Aufgaben auch (nur) von diesen erledigt werden und es zu keinen Lücken oder Überschneidungen kommt. Andererseits soll das Informationssystem dahingehend überwacht werden, dass Fehler erkannt, aufgenommen und beseitigt werden und dass die für die Erfüllung der Steuerpflichten Verantwortlichen über Gesetzesänderungen und neue Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen informiert sind.

 

7 Grundelemente eines CMS

Mindestanforderungen an ein Tax-Compliance-System

Weiter ausgestaltet werden können diese drei Grundsysteme durch sieben vom IDW benannte Grundelemente eines angemessenen Compliance Management Systems i. S. d. IDW PS 980. Die untereinander in Wechselwirkung stehenden Grundelemente sind: (1) Compliance-Kultur, (2) Compliance-Ziele, (3) Compliance-Risiken, (4) Compliance-Programm, (5) Compliance-Organisation, (6) Compliance-Kommunikation und (7) Compliance-Überwachung und Verbesserung.

1 Tax Compliance-Kultur

Die im Unternehmen gelebte Compliance-Kultur ist die Grundlage dafür, für wie bedeutsam die Mitarbeiter des Unternehmens die Thematik Compliance halten. Geprägt wird diese zum einen durch das Verhalten der Unternehmensleitung im Umgang mit Compliance-Themen („tone-at-the-top“) und zum anderen dadurch, wie diese Themen von der Geschäftsführung und den Aufsichtsorganen in das Unternehmen hinein kommuniziert werden („tone-from-the-top“).

2 Tax Compliance-Ziele

Auf Basis der allgemeinen Unternehmens- und Compliance-Ziele muss die Geschäftsführung spezielle Tax Compliance-Ziele festlegen. Denkbar sind dabei Ziele wie bspw. die Minimierung des steuerlichen Cash Flows oder die Maximierung des Unternehmenswerts durch Ertragsteueroptimierung. Neben diesen quantitativen Zielen können auch qualitative Ziele festgesetzt werden. Im Sinne der Vermeidung haftungsrechtlicher und anderer Risiken sollte die Einhaltung aller relevanten steuerlichen Vorschriften all derjenigen Länder, in denen die unternehmerische Tätigkeit ausgeübt wird, ein wesentliches qualitatives Ziel darstellen.

In diesem Zusammenhang sollte darauf geachtet werden, dass die festgelegten Ziele konsistent, verständlich, praktikabel und mit den verfügbaren Ressourcen des Unternehmens darstellbar sind und der Grad der Zielerreichung messbar ist.

3 Tax Compliance-Risiken

Vor dem Hintergrund der gewählten Tax Compliance-Ziele werden Tax Compliance-Risiken festgestellt. Dabei ist eine Analyse der unternehmensspezifischen Risiken sowie die Erstellung eines Risikoprofils des Unternehmens geboten (ähnlich einer „Tax-Due-Diligence-Prüfung“). Die erkannten unternehmensspezifischen Risiken werden anschließend in Risikoklassen eingeordnet und hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Folgen gewichtet. In diesem Rahmen wird – falls nicht bereits vorhanden – ein Risikoerkennungs- und -beurteilungssystem eingeführt. Besonderer Fokus sollte dabei auf den Bereichen liegen, in denen in der Vergangenheit bereits Fehler aufgetreten sind, da diese auch in der Gegenwart und Zukunft besonders fehleranfällig sein könnten.

Typische Problemfelder sind in der Praxis u. a. Verrechnungspreise und Umsatzsteuer.

4 Tax Compliance-Programm

Ziel des Tax Compliance-Programms ist es, den festgestellten Tax Compliance-Risiken präventiv (vorbeugend) oder detektiv (aufdeckend) durch Einführung von Grundsätzen und Maßnahmen entgegenzuwirken und so Compliance-Verstöße zu vermeiden. Präventive Maßnahmen können dabei z. B. Schulungen, Funktionstrennungen und Checklisten sein. Mögliche detektive Maßnahmen wären u. a. verschiedene prozessintegrierte Kontrollen wie das Vieraugenprinzip oder die systematische Auswertung von Daten.

Zusätzlich sollte die Unternehmensleitung im Rahmen des Programms festlegen, welche Maßnahmen im Falle einer Compliance-Verletzung zu ergreifen sind.

5 Tax Compliance-Organisation

Zudem erfordert ein wirksames Tax Compliance Management System die Festlegung einer Tax Compliance-Organisation. Das beinhaltet die

  • eindeutige, umfassende und widerspruchsfreie Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten durch die Unternehmensleitung
  • Regelung einer Ablauforganisation für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten und
  • Zurverfügungstellung notwendiger Ressourcen in Form von Mitarbeitern oder IT-Strukturen.

Diese Organisation ist als integraler Bestandteil der Unternehmensorganisation anzusehen und muss daher unternehmensweit definiert sein.

Im Unternehmensalltag empfiehlt sich hierzu die Einführung eines Tax Operating Manuals (z. B. Organisationshandbuch, Fristenrichtlinie). So sind alle anzuwendenden Richtlinien zentral gesammelt, bestenfalls ständig aktuell und für alle Mitarbeiter und andere an den Prozessen beteiligte Dritte jederzeit einsehbar. Bestandteile des Manuals können Checklisten, Fristenlisten, Verhaltensanweisungen und andere Einzelrichtlinien sein.

6 Tax Compliance-Kommunikation

Um zu gewährleisten, dass alle in die Erfüllung steuerlicher Pflichten eingebundenen Mitarbeiter und Dritten ihre Aufgaben kennen, muss die Unternehmensleitung diese über das festgelegte Tax Compliance-Programm im Allgemeinen sowie über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Speziellen informieren. Zudem muss den Betroffenen kommuniziert werden, wie die Compliance-Berichterstattung ausgestaltet ist.

7 Tax Compliance-Überwachung und Verbesserung

Um die fortlaufende Aktualität, Angemessenheit und Funktionsfähigkeit des Tax Compliance Management Systems sicherzustellen, muss dieses durchgehend überwacht werden.

Eine Überwachung ist nur möglich, wenn jedes Grundelement des Systems bspw. in Form von Organisations- oder Steuerrichtlinien dokumentiert ist. Wie genau die Überwachung dann aussieht, hängt zum einen von den unternehmensinternen Gegebenheiten ab. So kann z. B. – falls vorhanden – die interne Revision dabei eine entscheidende Rolle spielen. Zum anderen können Zuständigkeiten zur Überwachung neu verteilt werden oder ein Überwachungsplan entwickelt werden.

Falls dabei Mängel des Systems oder Gesetzes- bzw. Regelverstöße erkannt werden, werden diese an die Unternehmensleitung oder eine andere im Unternehmen zuständige Stelle berichtet, die infolgedessen die Fehler behebt und den Verstoß sanktioniert. Nur so kann eine laufende Verbesserung des Tax Compliance Management Systems erreicht werden.

 

Mindestanforderungen an ein Tax-Compliance-System – Umsetzung in der Praxis

Die sieben genannten Grundelemente eines Tax Compliance Management Systems sind grundsätzlich für alle Unternehmen relevant, jedoch bilden sie keine Mindestanforderung, sondern vielmehr einen Anhaltspunkt. Aus Gründen der Praktikabilität und der Umsetzbarkeit sind oftmals Anpassungen der einzelnen Elemente aufgrund unternehmensspezifischer Charakteristika zu empfehlen. Eine Rolle können dabei die Größe des Unternehmens, das Ausmaß der internationalen unternehmerischen Betätigungen, die Rechtsform des Unternehmens oder auch die Frage, inwiefern Leistungsbeziehungen zu verbundenen Unternehmen bestehen, spielen.

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