PEP-Status im Fokus: Anforderungen und Praxisleitfaden gemäß § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG

Ein PEP wird gemäß § 1 Abs. 12 GwG definiert als eine natürliche Person, die ein hochrangiges öffentliches Amt ausübt oder ausgeübt hat. Dazu zählen Positionen wie Staatschefs, Regierungschefs, Minister, Parlamentsmitglieder und andere vergleichbare Ämter. Diese Definition ist weit gefasst und umfasst auch Familienmitglieder und nahestehende Personen.

Die Bestimmung des PEP-Status erfolgt durch angemessene, risikoorientierte Verfahren. Hier gibt es keine festen Vorgaben zum Verfahren. Die Verpflichtung, den PEP-Status eines Kunden zu überprüfen, besteht im Rahmen des Kundenannahmeprozesses und während der laufenden Geschäftsbeziehung. Gemäß § 15 Abs. 4 Nr. 3 GwG ist das Monitoring bei ehemaligen PEPs mindestens zwölf Monate fortzuführen.

(12) Politisch exponierte Person im Sinne dieses Gesetzes ist jede Person, die ein hochrangiges wichtiges öffentliches Amt auf internationaler, europäischer oder nationaler Ebene ausübt oder ausgeübt hat oder ein öffentliches Amt unterhalb der nationalen Ebene, dessen politische Bedeutung vergleichbar ist, ausübt oder ausgeübt hat. Zu den politisch exponierten Personen gehören insbesondere
1.
Personen, die folgende Funktionen innehaben:
a)
Staatschefs, Regierungschefs, Minister, Mitglieder der Europäischen Kommission, stellvertretende Minister und Staatssekretäre,
b)
Parlamentsabgeordnete und Mitglieder vergleichbarer Gesetzgebungsorgane,
c)
Mitglieder der Führungsgremien politischer Parteien,
d)
Mitglieder von obersten Gerichtshöfen, Verfassungsgerichtshöfen oder sonstigen hohen Gerichten, gegen deren Entscheidungen im Regelfall kein Rechtsmittel mehr eingelegt werden kann,
e)
Mitglieder der Leitungsorgane von Rechnungshöfen,
f)
Mitglieder der Leitungsorgane von Zentralbanken,
g)
Botschafter, Geschäftsträger und Verteidigungsattachés,
h)
Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane staatseigener Unternehmen,
i)
Direktoren, stellvertretende Direktoren, Mitglieder des Leitungsorgans oder sonstige Leiter mit vergleichbarer Funktion in einer zwischenstaatlichen internationalen oder europäischen Organisation;
2.
Personen, die Ämter innehaben, welche in der nach Artikel 1 Nummer 13 der Richtlinie (EU) 2018/843 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2018 zur Änderung der Richtlinie (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Änderung der Richtlinien 2009/138/EG und 2013/36/EU (ABl. L 156 vom 19.6.2018, S. 43) von der Europäischen Kommission veröffentlichten Liste enthalten sind.

Hinweis:

Das Bundesministerium der Finanzen erstellt, aktualisiert und übermittelt der Europäischen Kommission eine Liste gemäß Artikel 1 Nummer 13 der Richtlinie (EU) 2018/843. Organisationen nach Satz 2 Nummer 1 Buchstabe i mit Sitz in Deutschland übermitteln dem Bundesministerium der Finanzen hierfür jährlich zum Jahresende eine Liste mit wichtigen öffentlichen Ämtern nach dieser Vorschrift.

(13) Familienmitglied im Sinne dieses Gesetzes ist ein naher Angehöriger einer politisch exponierten Person, insbesondere
1.
der Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner,
2.
ein Kind und dessen Ehepartner oder eingetragener Lebenspartner sowie
3.
jeder Elternteil.

(14) Bekanntermaßen nahestehende Person im Sinne dieses Gesetzes ist eine natürliche Person, bei der der Verpflichtete Grund zu der Annahme haben muss, dass diese Person
1.
gemeinsam mit einer politisch exponierten Person
a)
wirtschaftlich Berechtigter einer Vereinigung nach § 20 Absatz 1 ist oder
b)
wirtschaftlich Berechtigter einer Rechtsgestaltung nach § 21 ist,
2.
zu einer politisch exponierten Person sonstige enge Geschäftsbeziehungen unterhält oder
3.
alleiniger wirtschaftlich Berechtigter
a)
einer Vereinigung nach § 20 Absatz 1 ist oder
b)
einer Rechtsgestaltung nach § 21 ist,
bei der der Verpflichtete Grund zu der Annahme haben muss, dass die Errichtung faktisch zugunsten einer politisch exponierten Person erfolgte.

1. Bedeutung des PEP-Status im KYC-Prozess

• Die PEP-Prüfung ist integraler Bestandteil des Know Your Customer (KYC)-Prozesses, der darauf abzielt, Risiken aus Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung frühzeitig zu erkennen.

• Die Prüfung umfasst nicht nur die Identifikation des Vertragspartners, sondern auch die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten.

• Ein systematisches Screening gegen nationale und internationale PEP-Listen sowie Sanktionslisten ist hierbei unerlässlich.

• Die PEP-Prüfung muss sowohl bei der Kundenaufnahme als auch im Rahmen der laufenden Geschäftsbeziehung regelmäßig erfolgen.

2. Risikoorientierte Feststellung des PEP-Status

• Gemäß § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG ist die Feststellung des PEP-Status risikoorientiert vorzunehmen. Das bedeutet, dass Verfahren und Intensität der Prüfung an das jeweilige Risikoprofil des Kunden und der Geschäftsbeziehung angepasst werden.

• Es gibt keine starren Vorgaben für die Verfahren; häufig werden Kombinationen aus Kundenbefragungen, Datenbankabfragen und automatisierten Systemen eingesetzt.

• Die Verpflichteten sollten dokumentieren, welche Methoden sie anwenden und wie sie zu ihrer Risikoeinschätzung gelangen.

3. Erweiterung des PEP-Begriffs und praktische Auswirkungen

• Der PEP-Begriff umfasst neben der natürlichen Person mit hohem öffentlichen Amt auch deren Familienmitglieder (§ 1 Abs. 13 GwG) und nahestehende Personen (§ 1 Abs. 14 GwG).

• Familienmitglieder sind insbesondere Ehepartner, Kinder (inklusive deren Partner) und Eltern.

• Nahestehende Personen sind solche, die wirtschaftlich oder geschäftlich eng mit der PEP verbunden sind, z.B. als wirtschaftlich Berechtigte gemeinsamer Vereinigungen oder Rechtsgestaltungen.

• Diese Erweiterung führt dazu, dass Compliance-Systeme auch diese Personengruppen im Rahmen der PEP-Prüfung erfassen und überwachen müssen.

4. Monitoring und Beobachtungspflichten

• Für ehemalige PEPs gilt gemäß § 15 Abs. 4 Nr. 3 GwG eine Monitoringpflicht von mindestens zwölf Monaten nach Ausscheiden aus dem Amt.

• Dieses Monitoring umfasst eine fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung, um mögliche Risiken weiterhin zu erkennen und zu steuern.

• Die Praxis erfordert hier eine klare Dokumentation der Maßnahmen und eine regelmäßige Neubewertung des Risikos.

5. Dokumentationsanforderungen

• Die gesamte Feststellung und Überprüfung des PEP-Status muss gemäß § 8 GwG angemessen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

• Dies umfasst die eingesetzten Verfahren, Ergebnisse der Prüfungen, getroffene Entscheidungen und die Dauer des Monitorings.

• Die Dokumentation ist revisionssicher zu führen und mindestens fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufzubewahren.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Moderne Compliance-Systeme nutzen automatisierte Lösungen zur PEP-Erkennung, die regelmäßig aktualisierte PEP-Listen und Watchlisten einbinden.

• Die Auswahl der Monitoring-Software sollte den Anforderungen der BaFin entsprechen, insbesondere hinsichtlich Aktualität der Daten, Indizienmonitoring und Revisionssicherheit.

• Mitarbeiterschulungen und regelmäßige Updates der internen Richtlinien sind essenziell, um die Anforderungen des § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG umzusetzen.

7. Sanktionen bei Verstößen

• Die Nichtbeachtung der PEP-Prüfungspflichten kann zu erheblichen Bußgeldern führen.

• Neben finanziellen Sanktionen drohen Reputationsverluste und strafrechtliche Konsequenzen.

• Daher ist ein professionelles und dokumentiertes PEP-Management unerlässlich.

Das Management von PEP-Beziehungen ist eine komplexe und wichtige Aufgabe im Bereich der Compliance. Die Seminare „Geldwäscheprävention“ bieten aktuelle Praxishinweise, um Fachleuten in diesem Bereich eine fundierte Grundlage zu bieten. Diese Schulungen sind unerlässlich, um die Compliance-Anforderungen in Bezug auf PEPs zu verstehen und umzusetzen, und bieten wertvolle Einblicke für Geldwäsche-Beauftragte und Compliance Officer.

• Die Seminare des S+P Unternehmerforums bieten praxisnahe Schulungen zur Geldwäscheprävention mit Fokus auf PEP-Management, die speziell auf die Anforderungen von Compliance-Beauftragten, Geldwäschebeauftragten und Führungskräften zugeschnitten sind.

• Inhalte umfassen die rechtlichen Grundlagen, praktische Umsetzung der PEP-Prüfung, Monitoring, Dokumentation sowie den Einsatz technischer Tools.

• KYC wird als umfassender Prozess vermittelt, der neben der PEP-Prüfung auch die Identifikation, Risikobewertung und kontinuierliche Überwachung der Kundenbeziehung umfasst.

• Teilnehmer erhalten wertvolle Handlungsempfehlungen, wie sie die Anforderungen des GwG effizient und rechtskonform erfüllen können.