Das Geldwäschegesetz fordert eine kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung. Das bedeutet: Die Kundendatenaktualisierung GwG ist kein einmaliger Vorgang bei Kontoeröffnung, sondern ein dauerhafter Prozess.
Zentrale Frage der Aufsicht ist: „Sind die Informationen über den wirtschaftlich Berechtigten, die Branche und das Transaktionsprofil noch aktuell?“ Die Häufigkeit dieser Kundendatenaktualisierung hängt dabei strikt von deiner Risikoanalyse ab.
Wann musst du aktiv werden? Die Aufsicht unterscheidet bei der periodischen Kundendatenaktualisierung GwG streng nach Risikoklassen. Hier sind die Richtwerte, die sich für 2026 etabliert haben:
1. Hohes Risiko (High Risk / § 15 GwG)
Bei politisch exponierten Personen (PEPs) oder Kunden aus Hochrisikoländern ist die Leine kurz.
2. Normales Risiko (Standard)
Das ist der Großteil deines Kundenbestands.
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Turnus: Hier gilt die 5-Jahres-Frist.
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To-Do: Spätestens nach 5 Jahren muss eine dokumentierte Kundendatenaktualisierung GwG erfolgen (z.B. Adressabgleich, Prüfung Handelsregisterauszug).
3. Geringes Risiko (Low Risk / § 14 GwG)
Bei Behörden oder börsennotierten Unternehmen gelten Erleichterungen.
4. Sonderfall: Umsatzlose Konten
Eine pragmatische Regelung: Bei inaktiven Konten mit geringem Guthaben kann die Kundendatenaktualisierung GwG ausgesetzt werden – solange, bis der Kunde wieder aktiv wird („Aufleben der Geschäftsbeziehung“). Dann muss sofort geprüft werden.
Eine Aktualisierung der Kundendaten erfordert nicht zwingend eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Kunden. Unternehmen können auch auf andere, zuverlässige Quellen zurückgreifen, um die Informationen zu überprüfen. Es ist jedoch wichtig, dass diese Quellen vertrauenswürdig sind. § 11 Abs. 3 GwG erlaubt das Absehen von einer Identifizierung, jedoch ist diese Regelung nicht auf die Aktualisierungspflicht anwendbar.
Die Häufigkeit der periodischen Aktualisierung richtet sich nach dem individuellen Risiko des Kunden. Dabei kommen folgende Zeiträume zur Anwendung:
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Umsatzlose Konten: Bei Konten, die über einen längeren Zeitraum nicht genutzt wurden und ein geringes Guthaben aufweisen, kann auf eine Einbeziehung in die Aktualisierungsmaßnahmen verzichtet werden. Sobald diese Konten jedoch wieder aktiv werden, sind die Kundendaten umgehend zu aktualisieren.
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Kunden mit vereinfachten Sorgfaltspflichten: Für Kunden, auf die gemäß § 14 GwG vereinfachte Sorgfaltspflichten angewendet werden, muss die Aktualisierung risikoangemessen erfolgen. Entwicklungen auf nationaler und europäischer Ebene sind bei der Risikobewertung zu berücksichtigen. Falls der Kunde nicht reagiert, entscheidet das Unternehmen risikobasiert über weitere Maßnahmen.
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Kunden mit normalen Sorgfaltspflichten: Hier darf der Zeitraum zwischen den Aktualisierungen maximal fünf Jahre betragen. Sollte keine Reaktion des Kunden erfolgen, ist eine Neubewertung des Risikos vorzunehmen.
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Kunden mit verstärkten Sorgfaltspflichten: Für Kunden, bei denen gemäß § 15 GwG verstärkte Sorgfaltspflichten gelten, ist eine angemessene Überwachung sicherzustellen. Der Zeitraum zwischen den Aktualisierungen darf maximal ein Jahr betragen.
Zeitpunkt der Aktualisierung: Der Anknüpfungspunkt für die Berechnung der Aktualisierungsfristen ist der Zeitpunkt der erstmaligen Identifizierung bzw. der letzten Aktualisierung. Dabei ist die aktuelle Risikoklassifizierung des Kunden zu berücksichtigen.
Unternehmen sind verpflichtet, die Durchführung der Aktualisierungen zu dokumentieren. Geeignete Maßnahmen zur Bestätigung der Aktualität der Kundendaten sind festzuhalten. Unabhängig davon empfiehlt es sich, nach einer festgelegten Zeitspanne den direkten Kundenkontakt zu suchen, um die Daten zu überprüfen und zu aktualisieren.
Die neuen Vorgaben zur Aktualisierung der Kundendaten nach dem GwG fordern von Unternehmen, ihre Überwachungs- und Aktualisierungsmaßnahmen auf eine risikoorientierte Grundlage zu stellen. Durch die Einführung klarer Fristen für die periodische und anlassbezogene Aktualisierung soll sichergestellt werden, dass alle Kundendaten stets auf dem neuesten Stand sind. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse entsprechend anpassen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
