Der § 107 Absatz 4 des Aktiengesetzes (AktG) regelt die innere Ordnung des Aufsichtsrats speziell für Unternehmen, die als Unternehmen von öffentlichem Interesse gelten. Dies sind Unternehmen, die gemäß § 316a Satz 2 des Handelsgesetzbuchs (HGB) definiert sind. Hierbei ist insbesondere der Prüfungsausschuss von Bedeutung, dessen Einrichtung für solche Unternehmen vorgeschrieben ist.
Der Prüfungsausschuss hat die Aufgabe, spezialisierte Überwachungsaufgaben zu erfüllen, die vor allem die Prüfung des Finanzberichterstattungsprozesses, die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagements und des internen Revisionswesens sowie die Abschlussprüfung betreffen.
Zu den Hauptpunkten des § 107 Abs. 4 AktG gehören:
Pflicht zur Einrichtung eines Prüfungsausschusses: Unternehmen von öffentlichem Interesse müssen einen Prüfungsausschuss einrichten. Dieser Ausschuss übernimmt bestimmte Aufgaben, die normalerweise dem gesamten Aufsichtsrat zufallen würden, um eine effizientere und fachkundigere Überwachung zu gewährleisten.
Ausnahmeregelung für kleine Aufsichtsräte: Wenn der Aufsichtsrat nur aus drei Mitgliedern besteht, dann übernimmt der gesamte Aufsichtsrat die Funktionen des Prüfungsausschusses.
Qualifikationsanforderungen: Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen die Anforderungen des § 100 Absatz 5 AktG erfüllen. Dies bedeutet, dass sie über Sachverstand in den Bereichen Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen müssen.
Informationsrecht des Prüfungsausschusses: Jedes Mitglied des Prüfungsausschusses hat das Recht, über den Vorsitzenden des Ausschusses Informationen direkt von den Leitern der zentralen Bereiche der Gesellschaft zu verlangen. Diese Bereiche müssen für Aufgaben verantwortlich sein, die den Prüfungsausschuss betreffen.
Informationspflicht des Ausschussvorsitzenden: Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses ist verpflichtet, die erhaltenen Informationen an alle Mitglieder des Ausschusses weiterzugeben.
Unterrichtung des Vorstands: Sobald Informationen eingeholt werden, muss der Vorstand unverzüglich darüber informiert werden.
Diese Regelungen sollen eine hohe Transparenz und Fachkompetenz im Prüfungsausschuss sicherstellen, um das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats bei Unternehmen von öffentlichem Interesse zu stärken.
Schritt 1: Prüfungsausschuss etablieren
- Prüfen der Qualifikationen von potenziellen Mitgliedern für den Prüfungsausschuss.
- Benennung eines Financial Expert und Festlegung seiner Rolle und Verantwortlichkeiten.
- Erarbeitung einer Geschäftsordnung für den Prüfungsausschuss, die die regelmäßigen Treffen ohne den Vorstand und deren Inhalte regelt.
Schritt 2: Kompetenzentwicklung
- Durchführung von Seminaren und Weiterbildungsmaßnahmen für die Mitglieder des Prüfungsausschusses, um die fachliche Kompetenz sicherzustellen.
- Regelmäßige Information über neue Trends im Compliance Management, um auf dem aktuellen Stand der regulatorischen Anforderungen zu bleiben.
Schritt 3: Verfahren für Verstöße etablieren
- Entwicklung eines Prozesses für den Umgang mit festgestellten Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften.
- Festlegung der Kommunikationswege zur Meldung solcher Verstöße an die zuständige staatliche Stelle.
Schritt 4: Überwachung und Reporting
- Implementierung von Monitoring-Systemen, um die Einhaltung der Vorschriften kontinuierlich zu überwachen.
- Vorbereitung von Berichtsstrukturen, die es ermöglichen, Verstöße und die Handhabung dieser transparent darzustellen.
Schritt 5: Notfallpläne
- Erstellung von Notfallplänen für den Fall, dass Verstöße aufgedeckt werden, einschließlich der Beauftragung externer Sonderuntersuchungen.
Schritt 6: Externe Kommunikation
- Definition von Richtlinien für die Kommunikation mit externen Stakeholdern, einschließlich Investoren und Aufsichtsbehörden, im Falle von Compliance-Verstößen.
