Die 4 Projektphasen im Projektmanagement: Analyse, Planung, Durchführung, Abschluss

Effektives Projektmanagement folgt einem klaren Ablauf: Analyse → Planung → Durchführung → Abschluss. Jede Phase hat eigene Ziele, Aufgaben und typische Risiken. Hier bekommst du einen kompakten, praxisnahen Leitfaden – inklusive Checklisten, Beispielen und einer Tabelle als Platzhalter für deine Projektdaten.

4 Projektphasen

Phase 1: Analyse – Ziel, Nutzen & Machbarkeit klären

Ziele: Projektziel schärfen, Business Value prüfen, Machbarkeit bewerten.
To-dos:

  • Stakeholder & Anforderungen erfassen (Scope, Must/Should/Nice)

  • Grobe Aufwands-/Kosten- und Risikoabschätzung (High-Level)

  • Entscheidungsgrundlage: Go/No-Go & Sponsoring sichern

Ergebnis: Project One-Pager (Zielbild, Nutzen, Scope, grobe Ressourcen & Risiken).

Phase 2: Planung – Struktur geben & realistisch terminieren

Ziele: Einen umsetzbaren Plan erstellen, Verantwortlichkeiten klären.
To-dos:

  • WBS/Backlog, Meilensteine & Roadmap (Gantt/Kanban)

  • Ressourcen- & Kostenplan, Kommunikations- und Risikoplan

  • Kick-off vorbereiten: Rollen, Timeboxing, Definition of Done

Ergebnis: Abgestimmter Projektplan inkl. Kommunikations- und Risikomanagement.

Phase 3: Durchführung – steuern, transparent berichten, Risiken managen

Ziele: Lieferobjekte frist- und qualitätsgerecht erstellen.
To-dos:

  • Sprint-/Arbeitszyklen steuern, Daily/Weekly Stand-ups

  • Fortschritt messen (Burndown, Earned Value, Meilensteintrend)

  • Änderungen kontrollieren (Change Requests) & Qualität sichern (Reviews/Tests)

Ergebnis: Inkremente/Deliverables, aktualisierte Pläne, dokumentierte Entscheidungen.

Phase 4: Abschluss – lernen, sichern, sauber übergeben

Ziele: Projektergebnisse übergeben, Lernen sichern, formal schließen.
To-dos:

  • Abnahme & Übergabe (Betrieb/Owner), offene Punkte schließen

  • Abschlussbericht (Ziele, KPIs, Budget, Abweichungen)

  • Retro/Lessons Learned & Archivierung (Dokumente, Artefakte)

Ergebnis: Abgenommene Deliverables + Abschlussdokumentation mit Lessons Learned.

Die 4 Projektphasen im Projektmanagement: Überblick

Phase Beschreibung Aufgaben und Ziele
Analyse Definition und Machbarkeitsprüfung des Projektziels Zieldefinition, Machbarkeitsstudie, grobe Aufwand- und Kostenschätzung, Auswahl der Projektbeteiligten
Planung Detaillierte Strukturierung und Terminierung des Projekts Erstellung von Projektplänen, Terminierung, Festlegung von Kommunikations- und Marketingstrategien, Durchführung eines Kick-off-Meetings
Durchführung Leitung und Steuerung des Projekts, Koordination der Aufgaben Regelmäßige Planungssitzungen, Fortschrittskontrolle, Qualitätssicherung, Problemmangement und Anpassung des Projektplans
Abschluss Sicherung der Ergebnisse und offizieller Projektabschluss Projektreview, Erstellung eines Abschlussberichts, formaler Projektabschluss

Häufige Stolperfallen – und wie du sie vermeidest

  • Unklare Ziele/Scope Creep: Frühe Zieldefinition + Change-Prozess.

  • Unrealistische Termine: Puffer einplanen, Kapazitäten realistisch bewerten.

  • Kommunikationslücken: Fester Kommunikationsplan, ein Kanal für Entscheidungen.

  • Risiken ohne Besitzer: Risiko-Log mit Owner, Impact/Probability, Gegenmaßnahmen.

SMART-Ziele kurz & knackig

Formuliere Ziele Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert – und verknüpfe sie mit klaren Akzeptanzkriterien (Definition of Done).

Erfahre im Beitrag Was ist SMART im Projektmanagement?, wie du Ziele messbar, realistisch und motivierend formulierst – inklusive praktischer Beispiele zur direkten Umsetzung.

Case Study: Erfolgreiche Einführung einer neuen Softwarelösung

Ein mittelständisches Unternehmen stand vor der Herausforderung, eine neue Softwarelösung einzuführen, um die Effizienz seiner Geschäftsprozesse zu steigern.

  • In der Analysephase wurden die Ziele und Anforderungen der Software klar definiert.
  • Die Planungsphase umfasste die Erstellung eines detaillierten Projektplans sowie die Einbindung aller relevanten Abteilungen.
  • Während der Durchführungsphase wurden regelmäßige Meetings abgehalten, um den Fortschritt zu überwachen und auftretende Probleme schnell zu lösen.
  • In der Abschlussphase wurde die Software erfolgreich implementiert und ein umfassender Abschlussbericht erstellt, der die Zielerreichung bestätigte.

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FAQ: Die 4 Projektphasen im Projektmanagement

  • Welche Phasen umfasst ein Projekt typischerweise?

    Ein Projekt durchläuft vier Phasen: Analyse (Ziele und Machbarkeit klären), Planung (Struktur und Roadmap), Durchführung (Steuerung und Kontrolle) und Abschluss (Übergabe und Lessons Learned).

  • Was ist das Ziel der Analysephase?

    Das Projektziel wird geschärft, Nutzen und Machbarkeit geprüft und eine erste Aufwand-/Kostenabschätzung erstellt. Ergebnis: ein Project One-Pager als Entscheidungsgrundlage.

  • Welche Aufgaben fallen in die Planungsphase?

    Erstellung von WBS/Backlog, Termin- und Ressourcenplanung, Risiko- und Kommunikationsplan, Kick-off-Vorbereitung. Ergebnis: ein abgestimmter Projektplan.

  • Wie steuert man die Durchführungsphase?

    Mit Sprints/Arbeitszyklen, Stand-ups, Fortschrittsmessung (Burndown, Earned Value), Change-Management und Qualitätssicherung. Ergebnis: Deliverables und aktualisierte Pläne.

  • Was passiert in der Abschlussphase?

    Übergabe der Ergebnisse, Abnahme, Abschlussbericht und Lessons Learned. Ergebnis: abgenommene Deliverables plus formale Projektdokumentation.

  • Was sind typische Stolperfallen im Projektmanagement?

    Unklare Ziele (Scope Creep), unrealistische Termine, Kommunikationslücken und Risiken ohne Owner. Lösungen: klare Zieldefinition, Puffer, Kommunikationsplan, Risikolog mit Verantwortlichen.

  • Wie lassen sich SMART-Ziele formulieren?

    Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert – ergänzt durch Akzeptanzkriterien (Definition of Done). So werden Ziele klar, messbar und motivierend.

  • Gibt es Praxisbeispiele für die 4 Phasen?

    Ja, z. B. bei der Einführung einer Softwarelösung: Analyse (Ziele & Anforderungen), Planung (Projektplan, Abteilungen einbinden), Durchführung (Meetings, Problemmanagement), Abschluss (Implementierung & Bericht).

  • Wie unterstützt mich die S+P Tool Box?

    Mit Vorlagen für Projektpläne, Gantt-Charts, Risikochecks, Kommunikationsplänen und Lessons-Learned-Templates. Sofort einsetzbar im Projektalltag.

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