Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist eine strukturelle Herangehensweise zur Planung, Organisation und Überwachung von Projekten, um spezifische Ziele innerhalb eines festgelegten Zeit- und Kostenrahmens zu erreichen.

Ein Projekt ist eine einmalige, vorübergehende Aufgabenstellung, die zur Erreichung geplanter Ziele durchgeführt wird. Es kann in Form von Ergebnissen, Resultaten oder Nutzen definiert werden und gilt als erfolgreich durchgeführt, wenn die definierten Ziele innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens erreicht werden.

Die drei wesentlichen Bausteine eines jeden Projekts sind Zeit, Kosten und Qualität.

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Die drei Grundbausteine eines Projekts im Überblick

Projektbaustein Beschreibung
Zeit Effizientes Zeitmanagement sorgt dafür, dass alle Projektphasen termingerecht abgeschlossen werden – ohne Verzögerungen.
Kosten Das Kostenmanagement stellt sicher, dass finanzielle Mittel optimal eingesetzt und Budgetvorgaben eingehalten werden.
Qualität Qualitätsmanagement garantiert, dass die Ergebnisse den definierten Anforderungen und Erwartungen entsprechen.

Die SQERT-Methode: Projektstatus auf den Punkt gebracht

SQERT-Baustein Beschreibung
Scope (Umfang) Definition der Projektziele, Aufgaben und Aktivitäten – was ist im Projekt enthalten, was nicht?
Quality (Qualität) Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Erwartungen – Ergebnisqualität im Fokus.
Effort (Aufwand) Geplanter Ressourcen- und Arbeitsaufwand – realistische Einschätzung und effiziente Verteilung.
Risk (Risiko) Frühzeitige Erkennung und Steuerung potenzieller Projektrisiken – mit passenden Gegenmaßnahmen.
Timing (Zeit) Projektzeitrahmen mit Meilensteinen – klare Fristen und Fortschrittskontrolle im Fokus.

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Anforderungen an das Projektmanagement

Projektmanagement ist der Einsatz spezifischer Kenntnisse, Fertigkeiten, Instrumente und Techniken, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. Projekte wie die Entwicklung von Software für bessere Geschäftsprozesse, der Bau eines Gebäudes oder die Ausweitung des Vertriebs auf neue geografische Märkte sind nur einige Beispiele.

Alle Projekte sind eine zeitlich begrenzte Anstrengung, um einen Mehrwert zu schaffen. Sie haben ein Anfang und ein Ende, ein Team, ein Budget, einen Zeitplan und eine Reihe von Erwartungen, die das Team erfüllen muss. Projekte unterscheiden sich vom Routinebetrieb einer Organisation, da sie spezifische Ziele verfolgen und nach Erreichen dieser Ziele abgeschlossen werden.

Die Leitung dieser Projekte liegt in den Händen von erfahrenen Projektmanagern, die dafür sorgen, dass ein Projektteam seine Ziele erreicht. Welche Aufgaben, Kompetenzen und Tools Projektmanager konkret benötigen, erfährst du hier: Projektmanager: Rolle, Aufgaben & Führungskompetenz – mit S+P Tool Box + Zertifikat. Projektleiter verwenden verschiedene Werkzeuge und Techniken, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen und die gesetzten Ziele zu erreichen. Sie sind entscheidend für den Erfolg von Projekten und das Erreichen der Ziele.

Projektbaustein: Zeit

Zeitmanagement umfasst Techniken zur Entwicklung und Präsentation von Zeitplänen, aus denen hervorgeht, wann die Arbeit ausgeführt wird. Effizientes Zeitmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Projektphasen rechtzeitig abgeschlossen werden und keine Verzögerungen auftreten.

Wie Sie dafür fokussierte Arbeitszeit schaffen, lesen Sie im Beitrag „Deep Dive Technik: 4 Hashtags für Ihr Zeitmanagement im Projektmanagement“.

Projektbaustein: Kosten

Kostenmanagement beschäftigt sich mit der Bestimmung, Überwachung und Kontrolle der im Projekt anfallenden Kosten. Es stellt sicher, dass das Projekt im Rahmen des genehmigten Budgets bleibt und finanzielle Ressourcen effizient genutzt werden.

Projektbaustein: Qualität

Qualitätsmanagement bezieht sich auf die Sicherstellung der Zweckmäßigkeit der Projektergebnisse. Es umfasst Maßnahmen und Techniken, die garantieren, dass die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen den festgelegten Anforderungen und Erwartungen entsprechen.

11 Werkzeuge des Projektmanagements

Um ein Projekt von der Idee bis zum Abschluss erfolgreich zu managen, sind bestimmte Werkzeuge und Techniken unerlässlich. Hier sind die 11 wichtigsten Werkzeuge, die du kennen solltest:

  1. Festlegung der Gründe, warum ein Projekt notwendig ist: Klare Definition der Ziele und der Notwendigkeit des Projekts.
  2. Erfassung der Projektanforderungen, Schätzung der Ressourcen und des Zeitrahmens: Detaillierte Analyse der Anforderungen, Ressourcenplanung und Zeitrahmen.
  3. Erstellung eines Business Case zur Rechtfertigung der Investition: Dokumentation, die die Vorteile und die Notwendigkeit des Projekts darlegt.
  4. Sicherstellung der Zustimmung des Unternehmens und der Finanzierung: Einbindung der Stakeholder und Sicherstellung der finanziellen Mittel.
  5. Entwicklung und Umsetzung eines Managementplans für das Projekt: Planung aller Aspekte des Projekts, einschließlich Zeitplan, Ressourcen und Risikomanagement.
  6. Leitung und Motivation des Projektteams: Effektive Führung und Motivation des Teams, um die Projektziele zu erreichen.
  7. Management-Techniken zum Umgang mit Risiken, Problemen und Änderungen im Projekt: Identifizierung und Management von Risiken und Problemen.
  8. Daily Scrum: Tägliche Meetings zur Überwachung der Fortschritte und Anpassung des Plans.
  9. Verwaltung des Projektbudgets: Kontrolle und Überwachung der Kosten während des gesamten Projekts.
  10. Kommunikation mit dem Scrum Team und den Stakeholdern: Sicherstellung einer transparenten und kontinuierlichen Kommunikation.
  11. Adjourning: Kontrollierter Abschluss des Projekts und Dokumentation der Ergebnisse.

Projekte mit SQERT präsentieren

SQERT ist eine Präsentationstechnik für Profis im Bereich Projektmanagement. SQERT steht für Scope (Umfang), Quality (Qualität), Effort (Aufwand), Risk (Risiko) und Timing (Zeit). Diese Technik bietet eine umfassendere Perspektive als das klassische Dreieck aus Umfang, Zeit und Kosten und eignet sich besonders gut für regelmäßige Trendanalysen bei Projekten.

Mit SQERT kannst du die folgenden Bausteine eines Projekts einfach und transparent präsentieren:

Umfang (Scope): Der Umfang eines Projekts umfasst die Auflistung der Ziele, Vorgaben und Aktivitäten zur Durchführung des Projekts. Es definiert, was im Projekt enthalten ist und was nicht.

Qualität (Quality): Qualität bezieht sich auf die Erfüllung der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder. Es umfasst Maßnahmen zur Sicherstellung, dass die Ergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.

Aufwand (Effort): Aufwand bezieht sich auf die Arbeit und die Ressourcen, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind. Es beinhaltet die Schätzung und Verwaltung der erforderlichen Ressourcen.

Risiko (Risk): Risiko umfasst die Identifizierung und das Management von Abweichungen, die das Toleranzniveau beeinflussen könnten. Es ist wichtig, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren.

Zeit (Timing): Zeit bezieht sich auf die Dauer, die erforderlich ist, um die Endergebnisse des Projekts zu liefern. Effektives Zeitmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird.

Case Study 1: Einführung einer neuen ERP-Software

Ausgangslage:
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen stand vor der Herausforderung, ein veraltetes ERP-System abzulösen. Ziel war es, Prozesse zu vereinheitlichen, Transparenz zu schaffen und die Produktionsplanung effizienter zu gestalten.

Projektmanagement-Ansatz:

  • Zeit: Erstellung eines klaren Zeitplans mit Meilensteinen (Anforderungsanalyse, Pilotphase, Rollout).

  • Kosten: Strikte Budgetkontrolle durch regelmäßige Soll-Ist-Abgleiche.

  • Qualität: Einbindung der Endanwender in Testphasen, um Usability und Funktionalität sicherzustellen.

  • SQERT: Umfang klar definiert (nur Kernmodule, keine Zusatzfunktionen in der ersten Phase). Risiken wie Datenmigration wurden frühzeitig analysiert und mit Backup-Plänen abgesichert.

Ergebnis:
Das ERP-System ging nach 10 Monaten live – termingerecht, im Budgetrahmen und mit hoher Akzeptanz der Mitarbeitenden. Prozessdurchlaufzeiten in der Produktion verkürzten sich um 20 %.

Case Study 2: Bau eines neuen Logistikzentrums

Ausgangslage:
Ein Handelskonzern plante ein neues Logistikzentrum, um das starke Online-Wachstum abzufangen. Ziel war es, innerhalb von 18 Monaten ein voll funktionsfähiges Zentrum zu eröffnen.

Projektmanagement-Ansatz:

  • Zeit: Gantt-Chart mit kritischem Pfad zur Steuerung des Baufortschritts.

  • Kosten: Festpreisverträge mit Bauunternehmen, laufende Budget-Reviews.

  • Qualität: Einsatz von Qualitätsaudits in jeder Bauphase.

  • SQERT: Umfang präzise abgesteckt – Kapazität für 100.000 Pakete/Tag. Risiken (Lieferengpässe bei Baumaterialien) wurden durch alternative Lieferanten abgesichert.

Ergebnis:
Das Logistikzentrum eröffnete nach 17 Monaten, einen Monat vor Plan. Die neue Anlage ermöglichte eine Verdoppelung der Lieferkapazitäten und senkte die Transportkosten pro Paket um 12 %.

Case Study 3: Markteintritt in Südostasien

Ausgangslage:
Ein Konsumgüterhersteller wollte in den südostasiatischen Markt expandieren. Ziel war es, in zwei Jahren eine stabile Vertriebsstruktur in drei Ländern aufzubauen.

Projektmanagement-Ansatz:

  • Zeit: Projektphasen in drei Schritte: Marktanalyse (6 Monate), Partneraufbau (12 Monate), Markteintritt (6 Monate).

  • Kosten: Budgetrahmen für Marketing- und Vertriebsausbau, fortlaufend überwacht mit Earned Value Analysis.

  • Qualität: Fokus auf lokale Anpassung der Produkte, Validierung durch Pilotkunden.

  • SQERT: Risiken (politische Instabilität, kulturelle Unterschiede) wurden aktiv gemanagt. Effort (Ressourcenbedarf) wurde regelmäßig überprüft, um Engpässe zu vermeiden.

Ergebnis:
Das Unternehmen konnte innerhalb von 20 Monaten in den drei Zielmärkten Fuß fassen, die Umsatzprognosen im ersten Jahr übertreffen und gleichzeitig die geplanten Budgets einhalten.

Praxisbeispiele: Projektmanagement & SQERT in Aktion

So setzt du Projektmanagement-Ansätze ein, um Ziele messbar und erfolgreich umzusetzen:

Projektziel Projektmanagement-Ansatz Ergebnis
Einführung einer neuen ERP-Software – Zeit: klarer Rollout-Plan mit Meilensteinen
– Kosten: Soll-Ist-Abgleiche im Budget
– Qualität: User-Tests & Feedback
– SQERT: Fokus auf Kernmodule, Risiko-Backups 		ERP-System termingerecht eingeführt, Budget eingehalten, Prozesszeiten -20 %
Bau eines neuen Logistikzentrums – Zeit: Gantt-Chart & kritischer Pfad
– Kosten: Festpreisverträge & Budget-Reviews
– Qualität: Bau-Qualitätsaudits
– SQERT: Umfang & Kapazität klar definiert, Risikoabsicherung 		Fertigstellung 1 Monat früher, Verdopplung Lieferkapazität, -12 % Transportkosten pro Paket
Markteintritt in Südostasien – Zeit: 3 Phasen (Analyse, Partneraufbau, Eintritt)
– Kosten: Budgetkontrolle mit Earned Value Analysis
– Qualität: lokale Anpassung & Pilotkunden
– SQERT: Risiko- & Ressourcenmanagement 		Markteintritt in 3 Ländern nach 20 Monaten, Umsatzprognosen übertroffen, Budget eingehalten

Fazit

Projektmanagement ist eine wesentliche Disziplin, die spezifische Kenntnisse, Fertigkeiten, Instrumente und Techniken erfordert, um Projekte erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen. Mit den richtigen Werkzeugen und Techniken, wie den 11 wichtigsten Werkzeugen des Projektmanagements und der SQERT-Präsentationstechnik, können Projektleiter sicherstellen, dass ihre Projekte im Rahmen des Zeit- und Kostenbudgets bleiben und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern.

Effektives Projektmanagement trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei und ermöglicht die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen und Verbesserungen.

FAQ: Was ist Projektmanagement?

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