Aus dem C-Level Hub

Als Prokurist nimmst du eine zentrale Rolle im Unternehmen ein. Damit verbunden sind klare Rechte und Pflichten, aber auch Haftungsrisiken, die du kennen und aktiv managen musst.

In vielen Unternehmen spielt der Prokurist eine entscheidende Rolle, indem er weitreichende Befugnisse erhält, um das Tagesgeschäft effizient und rechtssicher zu führen. Diese Position bringt jedoch nicht nur Rechte, sondern auch eine Vielzahl von Pflichten und Verantwortlichkeiten mit sich.

In diesem Leitfaden erfährst du, welche Rechte, Pflichten und Haftungsrisiken mit der Prokura verbunden sind – und was du unbedingt beachten musst.

Die Prokura ist eine umfassende Vertretungsvollmacht, die einem Prokuristen von der Geschäftsführung eines Unternehmens erteilt wird. Diese Vollmacht erlaubt es dem Prokuristen, nahezu alle rechtlichen Geschäfte und Handlungen im Namen des Unternehmens durchzuführen. Zu den wichtigsten Rechten des Prokuristen gehören:

1. Handlungsvollmacht: Die Prokura ermächtigt dich dazu, alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen vorzunehmen, die im gewöhnlichen Geschäftsbetrieb anfallen. Dies umfasst den Abschluss von Verträgen, den Einkauf von Waren und Dienstleistungen sowie die Einstellung und Kündigung von Mitarbeitern.

2. Vertretungsrecht: Du kannst damit das Unternehmen gegenüber Dritten vertreten. Du kannst Verträge unterzeichnen, Bankgeschäfte abwickeln und Rechtsstreitigkeiten führen.

3. Unterzeichnung mit „ppa“: Wichtig ist dabei, bei allen rechtlichen Dokumenten, die du unterzeichnest, den Zusatz „ppa“ (per procura) zu verwenden, um deine Stellung als Prokurist zu kennzeichnen.

Bei der Gesamtprokura müssen zwei oder mehr Prokuristen gemeinsam handeln. Das bedeutet: Kein Einzelner darf allein Verträge schließen. In der Praxis kann das zu Verzögerungen führen – umso wichtiger sind klare interne Prozesse.

Viele verwechseln die Prokura mit der einfachen Handlungsvollmacht. Der Unterschied liegt vor allem im Umfang: Während die Handlungsvollmacht auf alltägliche Geschäfte beschränkt ist, erlaubt die Prokura nahezu alle rechtsgeschäftlichen Handlungen – mit wenigen Ausnahmen wie Grundstücksverkäufen oder Aufstellung von Jahresabschlüssen.

Mit der Übertragung der Prokura sind auch erhebliche Pflichten verbunden. Der Prokurist muss seine Aufgaben sorgfältig und gewissenhaft erfüllen. Zu den zentralen Pflichten gehören:

1. Treuepflicht: Deine wichtigste Pflicht ist es, im besten Interesse des Unternehmens zu handeln und alle Entscheidungen sorgfältig abzuwägen. Handlungen, die dem Unternehmen schaden könnten, musst du unterlassen.

2. Informationspflicht: Du bist verpflichtet, die Geschäftsführung über alle wesentlichen Vorgänge und Entscheidungen zu informieren. Dies gilt insbesondere für risikoreiche oder ungewöhnliche Geschäftsvorfälle.

3. Befolgung interner Richtlinien: Trotz seiner umfassenden Vollmacht muss der Prokurist die internen Richtlinien und Anweisungen der Geschäftsführung befolgen. Er darf keine Entscheidungen treffen, die diesen Anweisungen widersprechen.

4. Vermeidung von Interessenkonflikten: Persönliche Interessen musst du klar von den Interessen des Unternehmens trennen. Geschäfte, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten, sind tabu.

Die umfangreichen Rechte und Pflichten des Prokuristen gehen auch mit einer erheblichen Haftung einher. Diese Haftung betrifft sowohl die zivilrechtliche als auch die strafrechtliche Ebene:

1. Zivilrechtliche Haftung: Gegenüber dem Unternehmen haftest du für Schäden, die durch Pflichtverletzungen entstehen. Dies umfasst insbesondere Fälle, in denen du fahrlässig oder vorsätzlich gegen deine Pflichten verstößt. Beispielhaft sei hier die Missachtung interner Richtlinien oder das Eingehen von riskanten Geschäften ohne ausreichende Absicherung genannt.

2. Strafrechtliche Haftung: Auch strafrechtlich kannst du zur Verantwortung gezogen werden, wenn du gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Dies umfasst etwa Fälle von Betrug, Untreue oder Bilanzfälschung. In solchen Fällen kannst du persönlich zur Rechenschaft gezogen und strafrechtlich verfolgt werden.

3. Haftung gegenüber Dritten: Obwohl der Prokurist im Namen des Unternehmens handelt, kann er unter bestimmten Umständen auch persönlich gegenüber Dritten haften. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn er bei Vertragsschlüssen den Zusatz „ppa“ nicht verwendet und somit eine persönliche Haftung begründet.

Ein Prokurist unterzeichnet einen Liefervertrag über 250.000 €, vergisst aber den Zusatz „ppa“. Der Vertrag ist gültig, aber der Prokurist haftet ggf. persönlich, weil er als Privatperson aufgetreten ist. Diese Formfehler können teuer werden.

Aufgrund der weitreichenden Haftungsrisiken ist es für Prokuristen wichtig, sich durch geeignete Maßnahmen abzusichern. Einige dieser Maßnahmen umfassen:

1. Versicherungsschutz: Der Abschluss einer D&O-Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance) kann Prokuristen vor den finanziellen Folgen von Haftungsansprüchen schützen.

2. Dokumentation: Sorgfältige Dokumentation aller Entscheidungen und Maßnahmen kann im Haftungsfall als Nachweis dienen, dass der Prokurist seine Pflichten ordnungsgemäß erfüllt hat.

3. Rechtliche Beratung: Regelmäßige Konsultation mit einem Rechtsanwalt oder einem spezialisierten Berater kann helfen, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherzustellen.