Die Meldepflichten bestehen aus zwei wesentlichen Bereichen:
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Pflicht zur Informationseinholung: Als Geschäftsführer bist du verpflichtet, regelmäßig Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens einzuholen. Diese müssen auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
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Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister: Alle ermittelten und aktualisierten Daten müssen unverzüglich und elektronisch an das Transparenzregister übermittelt werden.
Es ist entscheidend, dass alle Gesellschafter, die entweder selbst als wirtschaftlich Berechtigte fungieren oder von einem wirtschaftlich Berechtigten direkt kontrolliert werden, die relevanten Informationen bereitstellen. Das bedeutet: Sie müssen dem Unternehmen alle Angaben zur Verfügung stellen, die für eine ordnungsgemäße Meldung erforderlich sind.
Wer ist wirtschaftlich Berechtigter? – Ein zentraler Begriff
Im Zusammenhang mit dem Transparenzregister ist der wirtschaftlich Berechtigte ein zentraler Begriff. Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen, die letztlich das Eigentum oder die Kontrolle über eine Gesellschaft haben. Dies gilt insbesondere für:
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Mehr als 25 % der Kapitalanteile oder der Stimmrechte eines Unternehmens
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Jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar Kontrolle ausübt
Kontrolle bedeutet, dass die betreffende Person entweder durch direkte Beteiligung oder durch Einflussnahme auf die Unternehmensführung den beherrschenden Einfluss ausübt.
Beispiel:
Wenn eine GmbH von einer anderen juristischen Person kontrolliert wird, ist die natürliche Person, die diese Gesellschaft kontrolliert, der wirtschaftlich Berechtigte.
Welche Informationen müssen gemeldet werden?
Die Informationen, die du an das Transparenzregister melden musst, umfassen:
Für Trusts, bestimmte nicht rechtsfähige Stiftungen oder ähnliche Rechtsgestaltungen sind zudem die Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigten sowie detaillierte Angaben zu deren Funktion (z.B. Treugeber oder Begünstigte) erforderlich.
Wichtig:
Die Art und Weise, wie eine Person wirtschaftlich berechtigt ist, muss klar und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies könnte durch Kapitalanteile, Stimmrechte oder eine besondere Kontrolle (z.B. durch vertragliche Regelungen) geschehen.
Änderung der Gesellschafterliste bei GmbHs – Was du als Geschäftsführer wissen musst
Die Gesellschafterliste einer GmbH wurde durch das Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche geändert. Seit dem 26. Juni 2017 müssen auch gesellschaftliche Anteile und die prozentuale Beteiligung an der Gesellschaft in der Gesellschafterliste aufgeführt werden. Diese Angaben müssen im Handelsregister aktualisiert werden, wenn eine Veränderung der Anteile oder der Gesellschafterstruktur stattfindet.
Es ist deine Pflicht als Geschäftsführer, diese Änderungen zu überwachen und die aktualisierten Informationen schnellstmöglich zu melden.
Fristen für die Eintragungen
Die Meldepflichten an das Transparenzregister müssen unverzüglich erfolgen. Das bedeutet, dass du alle relevanten Informationen direkt nach ihrer Erhebung übermitteln musst. Bei Neugründungen müssen die Angaben spätestens innerhalb von zwei Wochen nach der Gesellschaftsgründung übermittelt werden.
Wo wird das Transparenzregister geführt?
Das Transparenzregister wird von der Bundesanzeiger Verlags GmbH geführt. Das Register ist öffentlich zugänglich und enthält alle wesentlichen Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten. Du kannst das Transparenzregister direkt über folgenden Link einsehen:
Transparenzregister
Wer darf Einsicht in das Transparenzregister nehmen?
Das Transparenzregister ist grundsätzlich öffentlich zugänglich, allerdings gibt es Einschränkungen, was die Details betrifft:
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Behörden (z.B. Steuerbehörden, Finanzaufsichtsbehörden) haben umfassenden Zugang.
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Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (GwG), wie zum Beispiel Banken, Rechtsanwälte oder Güterhändler, dürfen ebenfalls Einsicht nehmen.
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Dritte können nur dann Einsicht nehmen, wenn sie ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Dies könnte z.B. bei Journalisten der Fall sein, die Informationen zu gesellschaftlichen Strukturen benötigen.
Einsichtnahmebedingungen:
Die Einsichtnahme beschränkt sich auf den Namen, Geburtsdatum, den Wohnsitz (nur das Land) und die Art sowie den Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten.
Was passiert, wenn Informationen nicht gemeldet werden?
Als Geschäftsführer trägst du die Verantwortung für die ordnungsgemäße und zeitgerechte Meldung der relevanten Informationen. Bei Verstößen gegen die Meldepflichten können hohe Bußgelder verhängt werden. Die Bußgelder sind dabei nicht nur für die Gesellschaft selbst, sondern auch für dich persönlich als Geschäftsführer relevant.
Seminare für Geschäftsführer und Verantwortliche
Um sicherzustellen, dass du als Geschäftsführer alle Anforderungen des Transparenzregisters korrekt erfüllst, bieten wir dir verschiedene Seminare an, die dich zu den relevanten Themen auf dem neuesten Stand halten:
Fazit: Die Pflichten für Geschäftsführer im Transparenzregister
Das Transparenzregister dient der Transparenz und Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Als Geschäftsführer trägst du die Verantwortung, die relevanten Informationen über wirtschaftlich Berechtigte rechtzeitig und korrekt zu melden. Du musst sicherstellen, dass alle Änderungen in der Gesellschafterstruktur sowie die Identifikation der wirtschaftlich Berechtigten ordnungsgemäß und unverzüglich gemeldet werden.
Um keine Risiken einzugehen, solltest du regelmäßig prüfen, ob die Angaben im Transparenzregister aktuell sind und den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Besondere Aufmerksamkeit ist auf die Fristen und Meldepflichten zu legen, da Verstöße gegen diese Pflichten hohe Bußgelder nach sich ziehen können.
Nutze unser Seminarangebot, um dich umfassend auf die rechtlichen Anforderungen vorzubereiten und alle Pflichten als Geschäftsführer sicher zu erfüllen.
Verpasse nicht die Gelegenheit, dich weiterzubilden und die Anforderungen des Transparenzregisters professionell zu meistern!
