Was du als Einsteiger:in im Controlling wirklich brauchst

Als Controlling-Einsteiger:in brauchst du einen sicheren Umgang mit Kennzahlen, eine saubere BWA-Aufbereitung und einen kompakten Chef-Report. So lieferst du verlässliche Entscheidungsgrundlagen – einfach, transparent, praxisnah.

Controlling Start

Controlling – Überblick kompakt

Bereich Fokus Beispiele/Tools
Operatives Controlling Kurzfristige Steuerung & Kostenkontrolle Budget, Kostenstellen, Soll-Ist, Abweichungen
Strategisches Controlling Langfristige Ausrichtung & Zielsysteme Szenarien, Balanced Scorecard, ROCE
Liquidität Zahlungsfähigkeit & Finanzierung sichern Cashflow, Forecast, Cash Conversion Cycle
Reporting & KPIs Transparenz für Entscheidungen Dashboards (z. B. Power BI), KPI-Set
Risiko & ESG Frühwarnung & Nachhaltigkeit integrieren KRIs, ESG-KPIs, CSRD/ESRS

Use Case: Monatsreporting – vom Datenexport zum Management-Update

Schritt Was tun? Ergebnis/KPI
1. Daten sammeln ERP/CRM & Buchhaltung exportieren, Stichtage fixieren Datenqualität gecheckt
2. Konsolidieren Bereinigen, Periodenabgrenzen, Plausibilisieren Abweichungen < 2 %
3. Analysieren Soll-Ist, Trend, ABC, Deckungsbeitrag Top-3 Treiber identifiziert
4. Visualisieren KPI-Karten & 1-Pager Dashboard erstellen Chef-Report fertig
5. Handeln Maßnahmen, Verantwortliche, Termin setzen Umsetzungsquote > 80 %

1) So setzt du Controlling-KPIs wirksam ein

  • Werttreiber-Logik: KPIs aus Preis, Menge, Mix, fix/variabel, Produktivität ableiten.

  • Driver-based Planning: Forecasts entlang weniger Kern-Treiber (Absatz, Preis, Personalkosten, Conversion).

  • Abweichungsbrücken: Soll–Ist mit Price-Volume-Mix erklären; einmalig vs. dauerhaft trennen.

  • KPI + KRI kombinieren: Leistungskennzahlen mit Frühwarnindikatoren (z. B. Stornoquote) ergänzen.

  • Rhythmus & Visuals: Monatsrhythmus, Ampeln, Kurzkommentar: Was? Warum? Nächster Schritt?

2) Grundlagen & Rolle im Unternehmen

  • Begriffe: Rentabilität, Produktivität, EBIT, Liquidität, Cashflow, Deckungsbeitrag, Break-Even.

  • Operativ vs. strategisch: Operativ = Budget, Kosten, Soll-Ist; Strategisch = Ziele, Profitabilität, Szenarien.

  • Schnittstelle Controller:in: Daten → Insights → Handlungsempfehlungen für Management & Bereiche.

3) Kennzahlen-Kompetenz

  • Jahresabschluss lesen: Bilanz, GuV, Kapitalflussrechnung – Kernaussagen herausarbeiten.

  • Kern-KPIs pro Branche: Marge, ROCE, Working Capital, Auftragsbestand, Umsatz je MA.

  • Kalkulation & Preise: Kostenrechnung, Deckungsbeitrag, Break-Even.

4) BWA sicher vorbereiten

  • Qualität: Kontenklärung, Periodenabgrenzung, Sondereffekte trennen.

  • Plausibilitäten: Trend, Vorjahr, Plan; Kennzahlen-Konsistenz prüfen.

  • Bankenstandard: Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Kommentierung.

5) Chef-Report: Zahlen auf den Punkt

    • Fokus: 5–8 KPIs, Ampellogik.

    • Storyline: Was ist passiert? Warum? Was tun wir?

    • Form: Kurze Tabellen/Charts; Monats-/Quartalsrhythmus.

6) Dein Werkzeugkasten

  • Tools: Excel/Sheets für Brücken & Ad-hoc, ein BI-Dashboard für Standardreports, konsistente Daten aus FiBu/ERP.

  • Vorlagen: KPI-Set, Maßnahmenliste, Monatskommentar, Forecast-Template.

  • Routinen: Abschlusskalender, Datenverantwortliche, Versionierung.

7) Häufige Fehler & schnelle Gegenmaßnahmen

  • Zu viele KPIs → priorisieren, Treiber definieren.

  • Unklare Daten → Datenowner & Cut-off regeln.

  • Report ohne Handlung → Maßnahmenboard mit Owner & Deadline.

  • Effekte vermischt → Einmaleffekte trennen, Run-Rate berichten.

FAQ: Controlling-Einstieg – kurz & praxisnah

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