5 Schritte zur Implementierung einer erfolgreichen Compliance-Strategie

1. Risikobewertung durchführen

Am Anfang jeder erfolgreichen Compliance-Strategie steht die gründliche Risikobewertung. Du musst verstehen, welchen rechtlichen, operativen und ethischen Risiken dein Unternehmen konkret ausgesetzt ist.

Dabei geht es nicht nur um „klassische“ Themen wie Korruption oder Geldwäsche. Neue Risiken entstehen heute vor allem durch Digitalisierung, Cybersecurity, Datenschutz, Nachhaltigkeitsanforderungen (ESG) und geopolitische Unsicherheiten.

Deine Schritte bei der Risikobewertung:

• Analysiere die Branchenstandards: Welche Regeln gelten für deine Branche? Ein Finanzdienstleister steht z. B. unter völlig anderen Aufsichtsanforderungen als ein produzierendes Unternehmen.

• Berücksichtige die rechtlichen Rahmenbedingungen: Nationale Gesetze, europäische Richtlinien (z. B. DORA, MiFID II, AMLD6) und internationale Standards (ISO, OECD-Leitlinien) sind der Maßstab.

• Vergiss nicht die ethischen Standards: Neben harten Regeln geht es um Werte wie Integrität, Fairness und Transparenz.

• Binde das Controlling ein: Es spielt eine Schlüsselrolle bei der Risikobewertung, weil es durch Datenanalysen Auffälligkeiten sichtbar machen kann.

Praxis-Tipp aus den S+P Compliance Seminaren:
Nutze ein Compliance Risk Assessment, das Risiken systematisch bewertet und nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe priorisiert. So kannst du Ressourcen gezielt einsetzen und dich auf die wirklich kritischen Felder konzentrieren.

2. Richtlinien und Verfahren entwickeln

Auf Basis der Risikobewertung musst du nun klare Richtlinien und Verfahren entwickeln, die für alle Mitarbeiter verbindlich sind.

Wichtig dabei: Deine Compliance-Richtlinien dürfen nicht nur auf dem Papier bestehen. Sie müssen verständlich, praxisnah und umsetzbar sein.

Elemente wirksamer Richtlinien:

• Code of Conduct: Definiert die Grundsätze und Werte deines Unternehmens.

• Spezifische Policies: z. B. zu Geschenken & Einladungen, Interessenkonflikten, Geldwäscheprävention, Datenschutz oder Insiderhandel.

• Klare Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Einhaltung zuständig? Welche Eskalationswege gibt es?

• Prüfmechanismen: Wie wird die Einhaltung kontrolliert?

Praxisbeispiel:
Ein Wertpapierinstitut muss nicht nur die allgemeinen Vorgaben des GwG (Geldwäschegesetz) einhalten, sondern auch die Anforderungen des WpHG zur ordnungsgemäßen Auftragsausführung. Hier gilt es, interne Richtlinien so zu gestalten, dass Mitarbeiter im Vertrieb wie auch im Backoffice die Vorgaben in ihren täglichen Prozessen anwenden können.

3. Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Selbst die besten Richtlinien nützen nichts, wenn deine Mitarbeiter sie nicht kennen oder nicht verstehen. Deshalb ist Training der Schlüssel für eine gelebte Compliance-Kultur.

Deine Mitarbeiter müssen wissen:

• Welche Standards und Regeln gelten,

• wie sie diese im Alltag anwenden,

• wie sie Verdachtsmomente erkennen und melden können.

Methoden für effektives Training:

• Pflichtschulungen für alle Mitarbeiter, abgestimmt auf die jeweilige Funktion.

• Praxisnahe Fallstudien und Rollenspiele, um Regeln erlebbar zu machen.

• E-Learning-Module, die zeit- und ortsunabhängig Wissen vermitteln.

• Regelmäßige Updates, wenn sich Gesetze oder interne Richtlinien ändern.

Praxis-Tipp:
In den S+P Compliance Seminaren wird großer Wert auf interaktive Methoden gelegt. So lernst du, wie du Schulungen nicht als Pflichtveranstaltung, sondern als echten Mehrwert für deine Mitarbeiter gestaltest.

4. Überwachung und Bewertung

Compliance ist kein „Set-and-Forget“-Prozess. Du musst sicherstellen, dass Richtlinien nicht nur eingeführt, sondern auch eingehalten werden.

Das bedeutet: Kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Bewertungen.

Instrumente dafür sind:

• Interne Audits: Überprüfen, ob Prozesse wie geplant laufen.

• Compliance-Monitoring-Systeme: Tools, die Auffälligkeiten automatisch erkennen (z. B. ungewöhnliche Transaktionsmuster).

• Berichtspflichten: Compliance Officer müssen regelmäßig an Geschäftsleitung und ggf. Aufsichtsbehörden berichten.

• KPIs und KRIs: Definiere Kennzahlen, die dir zeigen, ob dein Compliance-System funktioniert oder wo Risiken zunehmen.

Beispiel aus der Praxis:
Eine Bank stellt durch Monitoring fest, dass ein bestimmter Vertriebskanal überdurchschnittlich viele Auffälligkeiten in KYC-Dokumenten aufweist. Durch gezielte Nachschulungen und Anpassung der Prozesse können Risiken frühzeitig reduziert werden.

5. Kontinuierliche Verbesserung

Compliance ist kein statisches Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Gesetze ändern sich, neue Risiken entstehen, und auch interne Strukturen entwickeln sich weiter.

Darum gilt: Deine Compliance-Strategie muss regelmäßig überprüft und angepasst werden.

So funktioniert die kontinuierliche Verbesserung:

• Regelmäßige Reviews: Mindestens einmal jährlich solltest du dein Compliance-Programm auf den Prüfstand stellen.

• Feedback nutzen: Mitarbeiter, Geschäftspartner und Stakeholder sind wichtige Quellen, um Schwachstellen zu identifizieren.

• Benchmarking: Vergleiche dich mit Branchenstandards oder Best Practices.

• Technologie einsetzen: Moderne Compliance-Tools helfen dir, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Praxis-Tipp aus den Seminaren:
Baue eine Lernkultur auf, in der Compliance nicht als Last gesehen wird, sondern als Erfolgsfaktor. So steigerst du nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens.

Welche Rolle spielt das Controlling im Unternehmen?

Eine erfolgreiche Compliance-Strategie ist immer auch eine Schnittstellenaufgabe. Besonders wichtig ist hier das Controlling.

Warum?

• Controlling liefert die Zahlen, Daten und Fakten, die für Risikoanalysen unverzichtbar sind.

• Es hilft, Verdachtsmomente aufzudecken, etwa bei Unstimmigkeiten in Finanzströmen oder Abweichungen in Budgets.

• Es unterstützt die Compliance-Funktion dabei, die Wirksamkeit von Maßnahmen zu messen.

Mit anderen Worten: Compliance und Controlling müssen Hand in Hand arbeiten, um Risiken nicht nur zu erkennen, sondern auch wirksam zu steuern.

Case Studies: Erfolgreiche Umsetzung einer Compliance-Strategie

Case Study 1: Finanzdienstleister – Geldwäscheprävention im Fokus

Ausgangslage:
Eine mittelgroße Bank in Deutschland stand unter besonderer Beobachtung der Aufsichtsbehörden, weil die Geldwäscheprävention in den letzten Jahren mehrfach bemängelt worden war. Interne Audits zeigten Lücken im KYC-Prozess (Know Your Customer) sowie unzureichende Transaktionsüberwachung.

Umgesetzte Schritte:

1. Risikobewertung: Die Bank führte ein umfassendes Compliance Risk Assessment durch. Schwerpunkt: Hochrisikokunden, komplexe Firmenstrukturen und Zahlungen aus Nicht-EU-Ländern.

2. Richtlinien: Neue Policies für KYC und Enhanced Due Diligence wurden eingeführt. Insbesondere mussten Kunden mit Sitz in Hochrisikoländern zusätzliche Dokumente einreichen.

3. Schulung: Alle Mitarbeiter im Vertrieb und Backoffice erhielten ein verpflichtendes E-Learning zu Geldwäscheprävention, ergänzt durch Workshops mit Praxisfällen.

4. Überwachung: Ein automatisiertes Screening-Tool wurde implementiert, das verdächtige Transaktionen meldet und mit Sanktionslisten abgleicht.

5. Kontinuierliche Verbesserung: Feedback-Schleifen zwischen Compliance, Controlling und IT wurden etabliert, um Prozesse laufend zu optimieren.

Ergebnis:
Die Bank bestand die nächste BaFin-Prüfung ohne Beanstandungen. Zudem konnte sie die Zahl auffälliger Transaktionen durch präzisere Überwachung um 35 % senken. Das Vertrauen der Aufsicht stieg deutlich, und auch Kundenbewertungen verbesserten sich.

Case Study 2: Industrieunternehmen – Korruptionsprävention im Einkauf

Ausgangslage:
Ein international tätiger Maschinenbauer hatte wiederholt Korruptionsfälle im Einkauf entdeckt. Lieferanten boten Mitarbeitern Bestechungsgelder oder Einladungen an, um bei Ausschreibungen bevorzugt behandelt zu werden.

Umgesetzte Schritte:

1. Risikobewertung: Das Compliance-Team identifizierte den Einkauf als „High Risk“-Bereich und definierte Korruptionsrisiken als besonders kritisch.

2. Richtlinien: Ein klarer Code of Conduct für Lieferanten wurde eingeführt. Geschenke und Einladungen wurden auf einen Wert von max. 30 € begrenzt.

3. Schulung: Mitarbeiter im Einkauf nahmen an Präsenzseminaren teil, in denen reale Korruptionsfälle nachgestellt wurden.

4. Überwachung: Es wurde ein Vier-Augen-Prinzip bei allen Ausschreibungen eingeführt. Zusätzlich erhielt das Controlling Zugriff auf Einkaufsdaten, um Auffälligkeiten zu analysieren.

5. Kontinuierliche Verbesserung: Ein anonymes Hinweisgebersystem („Whistleblowing Hotline“) wurde etabliert, das Lieferanten und Mitarbeiter nutzen können.

Ergebnis:
Innerhalb von 18 Monaten gingen mehrere Hinweise über die Hotline ein, die erfolgreich aufgeklärt wurden. Die Zahl der gemeldeten Korruptionsversuche sank um 60 %, und das Unternehmen erhielt eine Auszeichnung für „Best Practices in Corporate Compliance“.

Case Study 3: Internationales Handelsunternehmen – Datenschutz & IT-Sicherheit

Ausgangslage:
Ein globaler Online-Händler musste sich neuen Datenschutzgesetzen (DSGVO, CCPA) stellen. Die Aufsichtsbehörde hatte bereits eine Abmahnung ausgesprochen, weil Kundendaten nicht ausreichend geschützt waren.

Umgesetzte Schritte:

1. Risikobewertung: Ein externer Datenschutz-Audit identifizierte Schwachstellen bei der Speicherung von Kundendaten und bei der Nutzung von Cloud-Diensten.

2. Richtlinien: Es wurden neue Datenschutzrichtlinien entwickelt. Jede Datenerhebung musste klar dokumentiert und begründet werden.

3. Schulung: Mitarbeiter im Kundenservice erhielten Schulungen zur sicheren Datenverarbeitung. IT-Teams wurden zu Themen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle geschult.

4. Überwachung: Es wurde ein internes IT-Monitoring-System eingeführt, das Datenzugriffe protokolliert und ungewöhnliche Aktivitäten sofort meldet.

5. Kontinuierliche Verbesserung: Das Unternehmen führte halbjährliche Penetrationstests durch und aktualisierte kontinuierlich die IT-Sicherheitsmaßnahmen.

Ergebnis:
Das Unternehmen konnte nicht nur ein drohendes Bußgeld vermeiden, sondern nutzte die gestiegene Datensicherheit aktiv als Marketing-Argument: „Ihre Daten sind bei uns sicher.“ Die Conversion-Rate im Online-Shop stieg um 12 %, weil Kunden mehr Vertrauen hatten.