Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

  • Welche Instrumente stehen im Rahmen des Controllings zur Verfügung?
  • Planung – Aufgaben im Controlling
  • Mehrere Planungsrunden vorsehen – Aufgaben im Controlling
  • Mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten aufbauen
  • Budgetierung – Aufgaben im Controlling
  • Balanced Scorecard
  • Prozesskostenrechnung
Instrumente im Controlling - Die Wichtigsten auf einen Blick

Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

 

Instrumente im Controlling – Welche Instrumente stehen im Rahmen des Controllings zur Verfügung?

Um die anspruchsvollen Ziele des Controllings zu erreichen, stehen den Mitarbeitern dieser Abteilung umfangreiche Instrumente zur Verfügung. Je nach den Anforderungen des Unternehmens werden diese unterschiedlich eingesetzt. Als Grundlage benutzen alle Werkzeuge die Datenbasis, die in der Buchhaltung und der Kostenrechnung erfasst wurde.

 

Planung – Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu diesem Zweck ein Planungssystem auf, das alle Bereiche abdeckt. Beginnend mit der Absatzplanung wird aus dieser eine Produktionsplanung errechnet. Diese führt, gemeinsam mit den Handelsartikeln aus der Absatzplanung, zu einer Beschaffungsplanung. Aus der Produktionsplanung kommen auch die wichtigsten Anstöße für die Personalplanung. Alle Pläne führen gemeinsam zur Kostenplanung, die mit der aus der Absatzplanung entwickelten Erlösplanung die Planung des Betriebsergebnisses ergibt.

Aus diesen Daten ergeben sich weitere Pläne wie die Investitionsplanung und die Finanzplanung. Das Ziel ist es, für die Planperiode eine Planbilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Daraus können dann die erwarteten Kennziffern errechnet werden. Der Controller vergleicht diese mit den von der Unternehmensleitung gewünschten Werten. Werden die Werte nicht erreicht, muss der Planvorgang wiederholt werden.

 

Mehrere Planungsrunden vorsehen – Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

Die Planung ist kein linearer Vorgang. Wegen der vielfältigen Abhängigkeiten der Pläne untereinander müssen Sie mit Rückkopplungen rechnen und mehrere Planungsrunden vorsehen. Das ist normal. Sollte in Ihrem Fall die Planung ohne Anpassung möglich sein, hat Ihr Unternehmen keinen Engpass. Das vereinfacht zwar die Planung, ist jedoch sehr selten und gleichzeitig ein Zeichen für Überkapazitäten.

Über die Vorgabe der gewünschten Kennziffern aus der Planbilanz und der geplanten GuV nimmt die Unternehmensleitung Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Gleichzeitig werden Nebenbedingungen (z. B. Mindestumsatz, Fertigung im Ausland etc.) vorgegeben, deren Einhaltung der Controller überprüft. Über die Planung und mit Hilfe des Controlling wird das Unternehmen gesteuert. Das gilt nicht nur für die oberste Managementebene. Das gleiche Vorgehen kann auch auf Bereichsebene und in den Abteilungen gewählt werden, um eine effektive Steuerung zu erreichen.

 

Mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten aufbauen

Bauen Sie mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten auf. Sie benötigen für die aktuelle Steuerung eine Planung der nächsten 12 Monate. Für die strategische Planung liegt der Planungshorizont zwischen 3 und 5 Jahren. Die Systeme unterscheiden sich auch in der Genauigkeit. Je näher der Planungshorizont ist, desto genauer muss die Vorhersage erfolgen.

 

Budgetierung – Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

Die Planung ist die Voraussetzung für die Budgetierung. Diese übernimmt nach der Genehmigung der Planwerte die Verteilung auf die Kostenstellen und die regelmäßige Überwachung. Dazu werden verschiedene Schritte durchgeführt:

Instrumente im Controlling - Die Wichtigsten auf einen Blick

Die Planung wird durch die Budgetierung den Verantwortungsbereichen zugeordnet. Die Budgetvereinbarungen, die neben den Kosten auch die Leistungen der einzelnen Kostenstellen umfassen, versetzen den Controller in die Lage, eine regelmäßige Überwachung der gesteckten Ziele durchzuführen. Die wichtigste Aufgabe in diesem Zusammenhang ist die Analyse der Abweichungen, die eine Erklärung für positive oder negative Entwicklungen abseits vom Plan liefern soll. Während eine Abweichung, die z. B. auf Veränderungen der Preise oder der Leistung zurückzuführen ist, vom Controller allein erklärt werden kann, müssen für weitergehende Analysen die verantwortlichen Fachleute hinzugezogen werden. Gemeinsam mit diesen werden Maßnahmen gesucht und ergriffen, die eine Zielerreichung sicherstellen.

 

Auch positive Abweichungen berücksichtigen und analysieren

Bei der Abweichungsanalyse werden Sie auch positive Abweichungen finden. Analysieren Sie auch diese, damit Sie erkennen, wie der positive Trend unterstützt und verstärkt werden kann. Auch hier müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um die gebotenen und durch die Abweichung angezeigten Chancen zu nutzen. Wird z. B. das Umsatzziel übertroffen, müssen die Pläne in der Produktion und in der Beschaffung angepasst werden.

 

Balanced Scorecard – Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

Die Balanced Scorecard ist ein System von Kennzahlen, die regelmäßig vom Controller berechnet werden. Dabei wird nicht mehr nur ein rein materielles Augenmerk auf die Unternehmenssituation gelegt. Vielmehr werden auch längerfristige Gesichtspunkte, die zunächst eine Investition bedeuten, berücksichtigt. Ein gutes Beispiel dafür ist der Ausbildungsstand der Mitarbeiter, der als eine der Kennzahlen in das System einfließen kann.

Der Controller errechnet aus den Planwerten die Sollwerte für die Balanced Scorecard und ermittelt monatlich mit den Budgets die Istwerte. Die betroffenen Mitarbeiter, die für die Erreichung der Werte verantwortlich sind, werden regelmäßig über die Daten informiert und können ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten.

 

Prozesskostenrechnung – Instrumente im Controlling – Die Wichtigsten auf einen Blick

Mit Hilfe der Prozesskostenrechnung kann der Controller die Kosten betrieblicher Abläufe permanent überwachen. Dazu werden die Gemeinkosten auf die einzelnen Prozesse (z. B. Auftragsbearbeitung, Bestellvorgang, Reklamationsbearbeitung) verteilt. Geschieht dies durch wiederholbare Regeln, können die Kostenentwicklungen für jeden Vorgang regelmäßig berechnet werden. Die Verantwortlichen erhalten somit die Gelegenheit, schnell und effektiv einzugreifen.

Neben den genannten Instrumenten kann der Controller noch viele weitere einsetzen. Werkzeuge wie die Wirtschaftlichkeitsberechnung, die Liquiditätsplanung oder die ABC-Analyse werden regelmäßig genutzt, um die notwendigen Informationen zu ermitteln. Dabei sind den Mitarbeitern im Controlling keine Grenzen der individuellen Gestaltung gesetzt. Vielmehr müssen die Instrumente den unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst werden.

 

Finanzen, Rechnungswesen und Controlling

 

Welchen Anforderungen steht der Controller gegenüber?

Ein erfolgreicher Controller hat die unterschiedlichsten Aufgaben zu erfüllen. Dabei kommt er immer mit Menschen in Kontakt, denen er Vorgänge und Zahlen erklären muss. Auch die Übermittlung von negativen Daten und das Einfordern von Verantwortung gehört zu seinen Aufgaben. Daher sind neben den fachlichen Qualitäten auch einige menschliche Anforderungen zu erfüllen.

 

Menschliche Qualitäten

Zunächst muss ein Controller kommunikativ sein. Er muss Ziele, Pläne, Bedingungen und Istsituationen mit den Betroffenen diskutieren. Das darf ihm nicht schwer fallen. Um die Vorgaben der Unternehmensleitung, deren Beauftragter er ist, im Unternehmen zu verwirklichen, benötigt er außerdem ein starkes Durchsetzungsvermögen.

Logisches Denken hilft bei der Lösung der im Controlling anstehenden mathematischen und logischen Probleme. Unternehmerisches Handeln wird benötigt, um die Zusammenhänge in den Kosten- und Leistungsstrukturen zu erkennen und richtig umzusetzen.

 

Fachliche Qualitäten

Menschliche Qualitäten machen noch keinen erfolgreichen Controller aus, wenn die fachlichen Voraussetzungen fehlen. Eine kaufmännische Ausbildung bildet die Grundlage für die tägliche Interpretation der Unternehmensdaten bezüglich ihrer Relevanz für das Unternehmensergebnis und die individuellen unternehmerischen Ziele.

In Produktionsbetrieben ist technisches Verständnis daneben unverzichtbar. Ergänzt wird beides durch eine Ausbildung, in der das Controllingwissen vermittelt wird. Dort hat der Controller gelernt, wie er die einzelnen Instrumente einsetzt und welche logischen Schlüsse er aus den Ergebnissen ziehen kann.

Ein Controlling ohne IT-Unterstützung ist heute unvorstellbar. Daher muss der Controller über intensive Kenntnisse der PC-Standardprogramme und der im Unternehmen genutzten Anwendungssoftware verfügen. Die Kenntnisse der modernen Kommunikationsmedien werden vorausgesetzt.

 

Folgende Seminare haben die Teilnehmer mit dem Schwerpunkt Controlling besucht:

 

 

 

Newsletter