Zeitmanagement für Chefs

Zeitmanagement für Chefs – S+P Seminar – Förderung möglich  – Seminar-Nr. E14. Die eigene Zeit neu organisieren. Gewinnen Sie Zeit mit dem richtigen Zeitmanagement. Dabei geht es nicht um einen noch strafferen Arbeitsalltag mit mehr Terminen und mehr To Do`s. Mit gezielter Konzentration auf das Wesentliche und verbindliche Delegation von Ablenkungen erhalten Sie Führungstechniken für mehr selbstbestimmte Zeit.

 

6 Zeitmanagement-Techniken für Chefs

# 1 Pareto-Analyse (80/20-Regel)

Die 80/20-Regel besagt, dass 20 % der Handlungen für 80 % der Ergebnisse verantwortlich sind. Das Ziel der Pareto-Analyse ist es, dir dabei zu helfen, die Aufgaben zu priorisieren, die bei der Lösung von Problemen am effektivsten sind.

Zeitmanagement für Chefs + So funktioniert es:

• Listen einige der Probleme auf, mit denen du konfrontiert bist.
• Ermittle die Hauptursache für jedes Problem.
• Ordne jedem Problem eine Punktzahl zu
• Fasse die Probleme nach Ursache zusammen
• Addiere die Punktzahlen der einzelnen Gruppen: Die Gruppe mit der höchsten Punktzahl ist das Problem, an dem du zuerst arbeiten solltest.
• Ergreife Maßnahmen.

# 2 Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik wird ein Timer verwendet, um die Arbeit in Intervalle aufzuteilen. Jedes Intervall wird als Pomodoro bezeichnet.

Zeitmanagement für Chefs + So funktioniert es:

Wählen eine Aufgabe, die du erledigen musst.
Stelle dir einen Timer ein (z. B. für 25 Minuten).
Konzentriere dich auf die anstehende Aufgabe.
Wenn der Timer klingelt, mache ein Häkchen auf einem Blatt Papier.
Mache eine kurze Pause: Mache eine Pause von etwa drei bis fünf Minuten. Gehe spazieren, trinke eine Tasse Kaffee, machen etwas, das nichts mit der Arbeit zu tun hat, um deinem Gehirn eine Pause zu gönnen.
Wiederhole die Schritte zwei bis fünf: Wenn du diesen Prozess viermal durchlaufen hast, lege eine längere Pause von 20-30 Minuten ein.

# 3 Eisenhower-Matrix

Dwight Eisenhower war als Präsident der USA täglich mit schwierigen Entscheidungen konfrontiert. Dies veranlasste ihn dazu, die so genannte Eisenhower-Matrix oder Dringlichkeitsmatrix zu entwickeln.

Wie sie funktioniert:

• Ordnen deine Aufgaben in vier verschiedene Quadranten ein und sortiere sie nach wichtig und unwichtig sowie dringend und nicht dringend.
• Dringende Aufgaben sind solche, die wir sofort erledigen müssen.
• Wichtige Aufgaben sind solche, die zu Ihren langfristigen Zielen oder Werten beitragen.

# 4 Time Blocking Methode

Elon Musk verwaltet seine Zeit so effizient, dass er über 80 Stunden pro Woche arbeiten kann und trotzdem noch Zeit für sich hat. Was ist sein Geheimnis? Er arbeitet mit der Time Blocking Methode.

Zeitmanagement für Chefs + So funktioniert die Methode:

Weise gleich nach dem Aufwachen jedem Zeitblock deines Tages eine Aufgabe zu. Diese Aufgaben können alles sein, vom Frühstück bis zum Arbeiten an einem Projekt. Im Folgenden findest du die Schritte, die Elon Musk verwendet, um seine Zeit zu blockieren:

Teile ein Blatt Papier in zwei Spalten auf. Auf der linken Seite notiere jede Stunde des Tages und bilde Zeitblöcke, z. B. Halbstunden- oder Stundenabschnitte.
Schätze die Zeit, die du für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigst, und passe diese in deine Zeitblöcke ein.
Füge zwischen den einzelnen Zeitblöcken Pufferzeiten ein, um Anpassungen im Laufe des Tages zu ermöglichen.

#5 Getting Things Done (GTD) Methode

Diese Methode hilft dir, Dinge zu erledigen, indem du Aufgaben auf Papier festhältst und diese dann in umsetzbare Arbeitsschritte aufteilst.

Zeitmanagement für Chefs + So funktioniert die Methode:

Erfasse die Aktionen, die deine Aufmerksamkeit erfordern: Diese Aktionen sind Aufgaben, die sich auf alles beziehen können, von der Arbeit bis hin zu deinem Privatleben.
Entscheide, ob die Aufgaben, denen deine Aufmerksamkeit gilt, umsetzbar sind oder nicht. Wenn ein Punkt nicht umsetzbar ist, ignoriere diese vorerst. Wenn die Aufgabe umsetzbar ist, erledige diese, delegiere sie oder lege sie beiseite.
Organisiere deine Aktionen: Setze Prioritäten auf deiner Liste, je nachdem, was du wann erledigen musst.
Reflektiere: Überprüfen deine Liste regelmäßig, um deine nächste Priorität zu bestimmen. Streiche bereits erledigte Aufgaben ab und aktualisiere deine Liste.
Engagiere dich: Erledige die Aufgaben, die du jetzt erledigen kannst.

#6 Eat That Frog-Technik

Diese Technik ist nach einem Zitat von Mark Twain benannt: „Iss morgens als Erstes einen lebenden Frosch, dann wird dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres mehr passieren.“ Beginne deinen Tag, indem du die lästigsten Aufgaben zuerst erledigst und sie aus dem Weg räumst.

Zeitmanagement für Chefs + So funktioniert die Technik:

Verschaffe dir Klarheit über ein Ziel. Was möchtest du unbedingt erreichen?
Schreibe es auf.
Setze eine Frist.
Stelle eine Liste der Dinge zusammen, die du tun musst, um dein Ziel zu erreichen.
Ordne diese Liste nach Priorität. Die wichtigsten Punkte sind wahrscheinlich die schwierigsten. Das sind deine „Frösche“.
Werde aktiv. Wenn du mehr als einen Frosch auf dem Teller hast, esse den Unangenehmsten zuerst.
Wiederhole diesen Zyklus jeden Tag, damit du immer etwas tust, was dich deinem Ziel näher bringt.

 

 

Eigenen Arbeitsstil optimieren – Prioritäten setzen – Rückdelegation verhindern

Du erhältst Techniken für deine Selbstorganisation und dein persönliches Zeitmanagement. Damit können Störungen und Zeitdiebe geschickt eliminiert werden. Wenn´s wieder zu langsam geht: Erfolgreich delegieren und Ziele sicher erreichen. Mit ausgewählten Moderationstechniken können Ergebnisse in Meetings schnell und konstruktiv erreicht werden. Wie können Konflikte und Missverständnisse besser vermieden werden. Du erhältst effektive und erfolgreiche Kommunikationstechniken um unnötige Zeiträuber zu vermeiden.

 

Dein Nutzen mit dem Seminar Zeitmanagement für Chefs

Tag 1:

> Techniken für Ihr persönliches Zeitmanagement

> Den eigenen Arbeitsstil optimieren

> Effektives Zeitmanagement im Team

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Tag 2:

> Erfolgreich delegieren – Rückdelegation verhindern

> Techniken für effektive Meetings und Besprechungen

> Widerstände und Konflikte effizient meistern

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Dein Vorsprung mit dem Seminar Zeitmanagement für Chefs

Jeder Teilnehmer erhält mit dem Seminar folgende S+P Produkte:

+ S+P Checkliste: Wie organisiere ich meinen Arbeitsplatz richtig?

+ S+P Checkliste: Die ABC-Analyse – Prioritäten richtig setzen 

+ S+P Checkliste: Identifizieren Sie Ihre Zeitdiebe und Zeitfresser

+ S+P Führungstool: Erfolgreiche Zielsetzungsprozesse

+ S+P Führungstool: Zielvereinbarungsgespräche effektiv führen 

+ S+P Fallstudie: Diskussionen steuern und Entscheidungen herbeiführen 

 

Programm 1. Seminartag

Techniken für Ihr persönliches Zeitmanagement – Zeitmanagement für Chefs

> Zeitersparnis durch Selbstorganisation: den eigenen Arbeitsplatz richtig managen und interne Prozesse beschleunigen

> Prioritäten richtig setzen – Welche Aufhaben sind wirklich wichtig?

> Selbstmanagement statt Zeitmanagement: Konsequenter Umgang mit neuen Aufgaben und Informationsflut

> Zeitdiebe erkennen und erfolgreich verhindern

> Arbeitsabläufe konsequent planen, gliedern und bewältigen

> Erfolgreiches Netzwerken – Wie Ihnen Ihr Netzwerk helfen kann

+ S+P Checkliste: Wie organisiere ich meinen Arbeitsplatz richtig?
+ S+P Checkliste: Die ABC-Analyse – Prioritäten richtig setzen
+ S+P Test: Identifizieren Sie Ihre Zeitdiebe und Zeitfresser

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Effektives Zeitmanagement im Team

> Aufgaben und Zeitfenster im Team kommunizieren

> Mitarbeiter mit Zielen führen: Ziele SMART formulieren

> Kommunikationstechniken im Zielvereinbarungsgespräch

> Wie motiviere ich mein Team? Schnellere Abläufe durch höhere Motivation

> Gezielt delegieren – Aufgaben an die richtigen Teammitglieder vergeben

> Konstruktive Feedbackgespräche führen

> Was tun wenn der Mitarbeiter die Meilensteine nicht erreicht?

+ S+P Führungstool: Erfolgreiche Zielsetzungsprozesse
+ S+P Führungstool: Zielvereinbarungsgespräche effektiv führen

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Programm 2. Seminartag

Erfolgreich delegieren – Rückdelegation verhindern

> Richtig delegieren von Anfang an

> Aktiv zuhören: Gespräche erfolgreich gestalten

> In entscheidenden Situationen das Ruder übernehmen – Techniken zur effektiven Gesprächslenkung

> Die 6 häufigsten Kommunikationshürden im Meeting überwinden

> Gruppendynamische Prozesse steuern und nutzen

> Fragetechniken gezielt einsetzen und Entscheidungen herbeiführen

> Informationsverlust vorbeugen: Ergebnisse protokollieren und Maßnahmenplan erstellen

+ Fallstudie 1: Die Kunst die richtigen Fragen zu stellen
+ Fallstudie 2: Diskussionen steuern und Entscheidungen herbeiführen

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Widerstände und Konflikte effizient meistern

> Wenn die Gruppe nicht will: Widerstände gezielt auflösen

> Besserwisser, Streitsüchtige und Schüchterne: Techniken zum Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeitstypen

> Perspektivenwechsel – Verschiedene Sichtweisen berücksichtigen und Missverständnisse aus der Welt schaffen

> Mit Killerphrasen und Regelverletzungen richtig umgehen

> Entschärfen und Deeskalieren: 5 Strategien zur erfolgreichen Konfliktlösung

+ Fallstudie 3: Erfolge sichern, aus Fehlern lernen
+ Fallstudie 4: „Spielregeln“ vereinbaren im Projektteam
+ Fallstudie 5: Gekonnt visualisieren